1. Home
  2. Bibliotheek
  3. Nieuws
Volg ook het laatste nieuws: LinkedIn

Ik vertrouw op jou! - Opinie

“Jantine ik bel je even in je rol van vertrouwenspersoon. Ik ben blij met de plezierige samenwerking die wij met elkaar hebben opgebouwd wat betreft het realiseren van een veilige werkplek.

Je weet dat ik dat als leidinggevende buitengewoon belangrijk vind.

Je gaf in ons eerste gesprek aan dat je een adviserende rol hebt en dat je gevraagd en ongevraagd adviseert. Ik zit op dit moment zelf met een vraag die ik erg graag aan je wil voorleggen omdat ik er echt mee omhoog zit en in deze situatie vastloop. Schikt dat even?”

De leidinggevende vervolgt het telefoongesprek en schetst het volgende beeld van de casus:

“Zoals je wellicht weet,  zit Henny al enige tijd ziek thuis. De aanleiding is dat zij zich geïntimideerd voelt door haar teamleider. De teamleider zelf ziet het meer als een arbeidsconflict, waarin misschien wat minder plezierige boodschappen zijn gegeven en zo je wilt ook enkele harde woorden zijn gevallen. In het driegesprek dat ik met Henny en haar teamleider voerde, waarmee ik beoogde de werkrelatie weer te herstellen, kwam ik niet echt veel verder. Henny voelde zich gekwetst en bleef erg in haar emotie hangen, waardoor het gesprek over het conflict over haar taakuitvoering ook niet erg veel verder kwam. Na het gesprek heeft zij zich de volgende dag ziekgemeld. Wij zien natuurlijk niet graag dat zij straks helemaal uitvalt. Daar schiet niemand iets mee op. Het is ook niet in het belang van Henny. Ik heb haar als leidinggevende later weer gebeld. Maar ik voel dat ze het gesprek afhoudt. Ze voelt zich niet veilig bij mij. Dus dat lijkt op dit moment een doodlopende weg. Jantine, mijn ervaring is dat mensen zich bij jou wel veilig voelen. Ik heb aan de telefoon Henny al gezegd dat ze in gesprek met jou als vertrouwenspersoon moet gaan en dat ze vervolgens altijd weer welkom is om in gesprek met mij te gaan. Ik heb ook aangegeven dat ik bij jou mijn verzoek neer zal leggen om haar even te bellen. Dus Henny weet ervan. Zoals je ziet, ik heb alle vertrouwen in je en ik denk dat dit op dit moment de beste weg is om te komen tot herstel van de veilige werkrelatie en het beëindigen van het ziekteverzuim. Kortom mijn vraag is: zou je haar eens willen bellen? Ik vertrouw op jou!”

Jantine was blij met het grote vertrouwen van haar leidinggevende in haar rol als vertrouwenspersoon en in haar persoonlijk en had al bijna 'ja' gezegd. Ze vroeg toch even bedenktijd omdat ze in de loop der jaren had geleerd dat je in de rol van vertrouwenspersoon meestal beter niet over een nacht ijs kan gaan.

Wellicht is het aardig om, voordat je nu verder leest, even je eigen gedachten over deze casus te laten gaan en eventueel te noteren. Wat is hier aan de hand? Hoe zou je in deze reageren naar de leidinggevende?

Jantine belde met mij om even te sparren.
Jantine had als vertrouwenspersoon oprecht het gevoel dat de leidinggevende daadwerkelijk het hart op de goede plek had zitten en het goed voor had met Henny. En dat zou ook zo maar zo kunnen zijn.

Bij mij kwamen de volgende gedachten bovendrijven naar aanleiding van deze casus:

De vertrouwenspersoon wordt hier om een boodschap gestuurd. De leidinggevende lijkt zich er niet van bewust dat de vertrouwenspersoon geen proactieve rol heeft. Het behoort niet tot de functie van de vertrouwenspersoon zelf actief een potentiële melder te gaan benaderen.

De leidinggevende zou daar tegenin kunnen brengen dat hij al heeft aangekondigd dat de vertrouwenspersoon Henny gaat benaderen. Maar daarmee wordt het beeld alleen maar slechter: Henny zal daardoor deze vertrouwenspersoon -die bovenal laagdrempelig en toegankelijk moet zijn voor alle medewerkers- eerder als een verlengstuk van de leidinggevende gaan ervaren, in plaats van een veilige, vertrouwelijke gesprekspartner.

Daarnaast wordt de vertrouwenspersoon naar aanleiding van deze casus tegelijkertijd benaderd voor zowel de opvangrol als de adviserende rol. Ook dat werkt niet: in principe kun je als vertrouwenspersoon binnen een casus slechts in één rol zitten. Je zit erin of vanuit je adviserende rol of vanuit je opvangrol. Het is niet handig om van de adviserende rol over te stappen naar de opvangrol. Wanneer je al in de adviserende rol zit in een casus, doe je er het beste aan voor de opvangrol door te verwijzen naar een collega.

In deze casus is het in mijn ogen van grote waarde dat je je als vertrouwenspersoon voluit positioneert in je adviserende rol. Wellicht vergt het hier nog wat communicatieve vaardigheden om hier de positie van sparringpartner te krijgen, daar waar de leidinggevende wel zegt dat hij gebruik wil maken van jouw adviserende rol, maar feitelijk de vertrouwenspersoon de opvangrol richting Henny opdringt. Hij heeft zijn plan al getrokken.

Hoe pak je dat aan? Een mooie insteek kan zijn: “Ik waardeer zeer dat je vertrouwen in mij hebt en beroep op mij doet in mijn adviserende rol. Mijns inziens terecht want er zitten aardig wat lastige kanten aan deze casus. Mag ik voorstellen om daar een afspraak voor te maken en samen naar alle in's en out's te kijken?”

De leidinggevende heeft al 'gezegd' dat Henny in gesprek met de vertrouwenspersoon moet gaan. Dit is ook mooi om op door te vragen? Was het een vrijblijvende aanrader of leek de formulering meer op een 'bevel'? Uiteraard probeer je dit te achterhalen met het stellen van mooie open vragen!

De leidinggevende heeft verschillende keuzemogelijkheden. Daartoe behoort echter niet het geven van een opdracht om met de vertrouwenspersoon te gaan praten, evenmin behoort tot zijn keuzemogelijkheden de aankondiging dat de vertrouwenspersoon contact met de medewerker op gaat nemen.

De casus laat onverlet dat de leidinggevende wellicht goede bedoelingen heeft gehad. Maar tegelijkertijd blijkt uit deze casus dat hij zijn kennis over het beleid ongewenste omgangsvormen en over de daarbij aan leidinggevende toebedeelde taken, verantwoordelijkheden en instrumenten onvoldoende op orde heeft. En dan hebben we het nog niet gehad over het effectief kunnen toepassen van de vaardigheden, die hij als leidinggevende nodig heeft voor het voeren van een opvanggesprek, wederhoor-gesprek, bemiddeling, het aanspreken op ongewenste omgangsvormen, enzovoorts. Zelfs een goed opgebouwd fundament van samenwerkingsrelatie blijkt maar zeer ten dele aanwezig.

Om die reden verzorgen wij met groot genoegen steeds vaker voor leidinggevenden trainingen om kennis, bewustzijn en vaardigheden te trainen. Voor een van de Ministeries gaan we dit doen voor 600 leidinggevenden. Het verheugt ons dat zij ervoor gekozen hebben het te combineren met onze onlinetraining Gewenst Gedrag. Dit verhoogt het rendement van de training.

Het zou mooi zijn als je als vertrouwenspersoon na het sparren over deze casus welgemeend tegen je leidinggevende kunt zeggen: “ik vertrouw op jou”.

Hartelijke groet,

Marcel van Oss
Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS

www.opleidingvertrouwenspersoon.nl

Volg ook het laatste nieuws: LinkedIn

Zoek een extern vertrouwenspersoon

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

* verplicht

LVV Tweets

  1. @LVV Heel bijzonder Alain!! https://t.co/9uqYl8TxDO