1. Home
  2. Bibliotheek
  3. Opiniestukken nieuwsbrief
Volg ook het laatste nieuws: LinkedIn

Iedere maand wordt een opiniestuk geplaatst in de nieuwsbrief van de LVV. Ieder opiniestuk wordt geschreven op eigen titel.
U kunt ze hier teruglezen. Hebt u een vraag aan de auteur? Stel deze dan door een mail te sturen aan het secretariaat.


Inhoudsopgave Opiniestukken

April 2019 - Ik wil je graag helpen
Maart 2019 - Getuigen als vertrouwenspersoon
Februari 2019 - FF koffie doen
Januari 2019 - Je had eerst bij mij moeten komen

 

Ik wil je graag helpen

Ik betrap mezelf er nog menigmaal op:
Iemand vertelt mij zijn probleem en de oplossingen gieren door mijn hoofd. Ik kan al haast niet meer wachten mijn ‘geniale adviezen’ te geven. Ook echt goed luisteren valt me al lastiger, omdat ik sta te trappelen een oplossing aan te reiken. Ik moet mijn tong afbijten en de oplossing inslikken maar dat lukt me niet altijd. Toch is dàt hetgeen ik de vertrouwenspersoon terugkerend voorhoud: de valkuil van graag willen helpen. Wat maakt dat ' willen oplossen' zo hardnekkig in velen van ons aanwezig is?
We willen niet lijden. We willen niet dat anderen lijden.
Maar als er één zekerheid is in het leven, dan is het: er is lijden.

Komt goed
Hoe gaan we als mens en als vertrouwenspersoon om met lijden.
Ik heb de reflex om aan te geven dat het goed gaat komen. We gaan samen kijken naar een oplossing.... maar het komt lang niet altijd goed en er is lang niet altijd een oplossing. Het draait vaak om hoe de melder zich gaat verhouden tot de kwestie, de kwetsing, de pijn, het onrecht en de onveilige werkplek.
Empoweren, mensen in hun kracht zetten, ze assertief en zelfredzaam maken, dat is allemaal prachtig. Het zijn zeker zaken waar je als vertrouwenspersoon aan kan bijdragen door naast de melder te gaan staan. Maar de melder hoeft niet per se in een onveilige werksituatie klem te zitten omdat hij niet assertief, krachtig en zelfredzaam was. Dat kan ook allerlei heel andere oorzaken hebben. De werksituatie is maar ten dele maakbaar door de melder.
Het helpt niet om te zeggen dat het goed gaat komen, dat de melder stappen moet zetten, ook al zou je dat als vertrouwenspersoon graag willen. Soms heb je als vertrouwenspersoon zelf de geruststelling nodig dat ook in de organisatie waar jij werkt iedereen recht heeft op een veilige werkplek. Je gaat daarmee voorbij aan de klemsituatie van de melder. Geef erkenning aan de angst en de onveiligheid. Er is pijn. Geef aan dat je als vertrouwenspersoon naast hem staat en hem begeleidt tijdens het hele proces. Het is voor veel melders al goud waard, als in dat kwetsbare, weerbarstige proces er iemand naast hen staat. Het komt niet altijd goed.

Weggaan
In die context horen ‘weggaan uit de organisatie’ of ‘overplaatsing’ ook bij de keuzemogelijkheden vanuit de escalatieladder, die je met de melder bespreekt. ‘Weggaan’ voelt vaak als onrechtvaardig, zowel voor de melder als voor de vertrouwenspersoon, maar blijkt soms voor de melder uiteindelijk de beste keuze uit het pallet van mogelijkheden. ‘Niets doen’ is ook een van de reële keuzemogelijkheden van de melder. Het is een keuzemogelijkheid voor de melder, die een vertrouwenspersoon ter sprake dient te brengen. Voor de melder is dit soms de beste keuze. Tegelijk is het begrijpelijk dat menig vertrouwenspersoon er niet erg blij van wordt. Het betekent immers dat er een grote kans is dat het ongewenst gedrag zich opnieuw en ook bij anderen zal gaan voordoen.
In onze opfris-en-verdiepingscursus komen de daarbij horende dilemma’s vaak aan de orde.

Nu alles is zoals het is geworden
Wat zouden we graag in een rechtvaardige wereld leven. Iedereen heeft recht op een veilige werkplek. Als vertrouwenspersoon word je regelmatig geconfronteerd met de situatie dat er geen wereld is zonder pijn. Het is aan de melder en ook aan vertrouwenspersoon, om daar een eigen weg in te vinden.

Ik wil je graag helpen met het onderstaand gedicht:
Nu alles is zoals het is geworden
Nu alles is zoals het is
Komt het, hoewel, misschien.
Hoewel, tenslotte nog in orde.

Laten we tegelijk ook blijven geloven in de maakbaarheid van de wereld en ons vooruitgangsoptimisme behouden, om steen voor steen te bouwen aan een betere wereld.

Hartelijke groet,
Marcel van Oss
Van Oss & Partners B.V.
www.opleidingvertrouwenspersoon.nl

 

Getuigen als vertrouwenspersoon
‘Ik wil jou als getuige!’

Ik beloofde jullie het vervolg op de column van de vorige maand: FF koffie doen.

Directeur HR ontbiedt vertrouwenspersoon Jan op zijn kamer en valt meteen met de deur in huis: “De advocaat van jouw melder Mae, die wij een ontslagbrief hebben gestuurd, dreigt jou als getuige op te roepen bij de rechter. Wat ga jij verklaren over het viergesprek waarbij jij als vertrouwenspersoon ter ondersteuning aanwezig was?”

Overval
Jan voelt zich overvallen door zowel de vraag als de situatie en vertelt daarover aan mij:
“Ik ben verbaasd, ik als getuige? Dat kan niet serieus zijn, ik heb mijn vertrouwelijkheid toegezegd dus ik ga niets zeggen, maar dat kan niet volgens de HR-manager (HRM). Ik zal moeten spreken want ik ben getuige en ‘oh ja’ of ik besef dat Mae mij in deze positie heeft gedwongen. De HRM klinkt gespannen en stipt aan dat als ik zou zeggen dat het verslag van het gesprek niet klopt, ik zijn integriteit in twijfel trek. Tussen de regels door begrijp ik wel dat het over veel geld gaat. Maar het gaat vooral om mij, zegt de HRM, ik moet beschermd worden, dus of ik nu tegen hem kan zeggen wat ik zou zeggen als getuige, en hoe ik mij ga uitspreken over het gespreksverslag. Poehpoeh, zoveel druk daar krijg ik het warm van, maar ik kan niets zeggen ... De HRM vraagt vervolgens: Of ik begrijp dat Mae zegt dat ik het met haar eens ben? ‘Ja, dat begrijp ik wel’ En of ik het verslag heb gelezen? ‘Ja, ik heb het gelezen’ Oh, ik ga al te ver merk ik…”

Intern verschoningsrecht
Jan hoeft aan de HR-manager inderdaad geen verantwoording af te leggen over wat met melder is besproken of over zijn kijk op het viergesprek of het verslag ervan. Hij was daar in de rol van vertrouwenspersoon en aan hem komt het intern verschoningsrecht toe, mits dit in het beleid van de organisatie is vastgelegd. Zelfs wanneer de advocaat van de organisatie Jan onder druk zet, blijft het intern verschoningsrecht van toepassing.

Getuigen?
Jan vertelt: Ik heb Mae nog gesproken, ze vond het erg moeilijk dat ik niets voor haar kon betekenen als getuige: “Zoveel onrecht en jij bent de enige die erbij was” Dat raakt ook aan mijn rechtvaardigheidsgevoel….”
Moet je als vertrouwenspersoon getuigen bij de rechter?
Past de rol van getuige bij (de vertrouwelijkheid van) je rol van vertrouwenspersoon?
Het is uiteindelijk aan de rechter om te beoordelen of jij in je rol als vertrouwenspersoon wel of niet moet getuigen. Je hebt immers geen extern verschoningsrecht. Je verschoningsrecht is niet zoals bij artsen en advocaten bij wet geregeld. Je kan opgeroepen worden door de rechter als getuige maar je kan dan uitleggen wat de rol van vertrouwenspersoon inhoudt en dat je daarom niets kan zeggen. Ook al heb je wettelijk geen verschoningsrecht, veel rechters respecteren het wanneer je een beroep doet op de vertrouwelijkheid van je functie, maar sommigen zullen zeggen dat je toch moet spreken.

De organisatie kan ook aan de advocaat van Mae laten weten dat de vertrouwenspersoon niet gaat getuigen. Dat het hier een interne vertrouwenspersoon betreft die verschoningsrecht heeft en dat de organisatie dat respecteert en steunt. Doorgaans heeft getuigen ook niet zoveel zin. Als vertrouwenspersoon heb jij geen eigen verhaal, je kent alleen het verhaal dat de melder je heeft verteld.

Wel getuigen?
Kun je in je rol van vertrouwenspersoon ook bijdragen aan de waarheidsvinding door juist wel te getuigen?
Uiteraard kan dat  en daarmee draag je bij aan de waarheidsvinding en de bewijslast. Doe je dat niet, dan is er het woord van de melder tegen het woord van zowel leidinggevende als HRM. Dat komt de positie van de melder waarschijnlijk niet ten goede. De vertrouwenspersoon heeft de feiten niet van horen zeggen van de melder, maar was zelf getuige van het viergesprek. Een getuigenverklaring is met name van meerwaarde als deze gebaseerd is op eigen waarneming van feiten. De vertrouwenspersoon leest belangrijke mededelingen die in het gesprek zijn gedaan niet terug in het gespreksverslag.

Onderscheid moet hier worden gemaakt tussen een getuigenis afleggen intern binnen de organisatie of extern ten overstaan van de rechter. In het laatste geval ontkom je er niet aan om de waarheid te vertellen (je legt de eed of gelofte af aan de rechter dat je niets dan de waarheid zult spreken).  Intern kun je je erop blijven beroepen dat je bij het viergesprek aanwezig was in je rol als vertrouwenspersoon en dat je geen getuigenis hoeft af te leggen. Dat geldt ook als de advocaat van de organisatie wil dat jij wel een getuigenis aflegt. Mocht de rechter je oproepen als getuige, dan wordt het een andere zaak, omdat je je niet kunt beroepen op een wettelijk verschoningsrecht. 

Niet getuigen:
Het mag duidelijk zijn dat de organisatie niet geamuseerd zal zijn wanneer jij als vertrouwenspersoon een getuigenis aflegt die tegen de belangen van de organisatie indruist. Een risico daarbij is dat de organisatie je dit niet in dank afneemt en je gaat straffen. Het is natuurlijk wel de vraag of dit laatste juridisch kan standhouden, als je ten overstaan van de rechter de waarheid hebt gesproken.

Met enige regelmaat  hoor ik van zowel interne als externe vertrouwenspersonen dat zij door de organisatie uit de rol van vertrouwenspersoon worden gezet omdat hun handelen in de rol van vertrouwenspersoon de organisatie niet bevalt. De interne vertrouwenspersoon moet soms ook vrezen voor effecten in de hoofdfunctie. Ook als is in het interne beleid bescherming vastgelegd dan nog ben je uiterst kwetsbaar.

Een andere reden om te proberen niet te hoeven te getuigen is dat je wellicht dan ook dingen moet verklaren die je zijn toevertrouwd door de melder, die je liever niet vertelt omdat ze de belangen van de  melder schaden. Je kan echter niet selectief zijn in je verklaring. In beginsel kan alles wat je is toevertrouwd aan de orde komen en wordt van jou verwacht de vragen naar waarheid te beantwoorden.

Heldin
Moet je als vertrouwenspersoon zwijgen wanneer je positie en functie in de organisatie op spel komt te staan?
Ik las in mijn vakantie Yvonne Keuls Zoals ik jou ken, ken jij mij. Zij schetst in haar boek hoe zij kindermisbruik bij justitie aan de kaak stelde. Het werd haar sterk ontraden. Het zou haar beschadigen. Ze zou op alle fronten worden tegenwerkt. Een bevriende rechter die van het kindermisbruik afwist stuurde haar een brief, waarin haar verhaal werd bevestigd. Zij mocht de brief echter van zijn echtgenote Hella Haasse niet publiceren. Zij was te bang. Het was voor Yvonne een dilemma en een bizar en eenzaam proces. Zij was een heldin en nam alle gevolgen op de koop toe.
Er is soms veel moed voor nodig om de waarheid aan het licht te brengen.

Is het aan de vertrouwenspersoon om een heldenrol op zich te nemen?
Dit vormt een moreel dilemma omdat er met die ene getuigenis veel op het spel staat. Als externe vertrouwenspersoon zet je die ene klant op het spel, als interne vertrouwenspersoon riskeer je wellicht je loopbaan.

Getuigen bij de klachtencommissie
De afgelopen tijd bereikte mij tweemaal de vraag of je als vertrouwenspersoon kunt getuigen bij de klachtencommissie.  Hier gelden twee uitgangspunten. Allereerst heb je als vertrouwenspersoon bij de klachtencommissie een intern verschoningsrecht, mits dat is vastgelegd in het beleid van de organisatie. Daarnaast geldt ook hier: je bent als vertrouwenspersoon en melder als het ware één. Je hebt als vertrouwenspersoon jouw informatie gehoord van de melder. Je hebt dus doorgaans geen eigen informatie als vertrouwenspersoon om over te getuigen. Het is immers de melder die jou de informatie heeft verschaft.
Getuigen heeft alleen nut bij een eigen waarneming van feiten buiten de melder om, zo niet dan is een getuigenis afleggen weinig zinvol.
In de casus FF koffie doen was de vertrouwenspersoon aanwezig bij het viergesprek. De vertrouwenspersoon heeft hier een eigen waarneming. De vertrouwenspersoon leest in gespreksverslag maar ten dele de door hem waargenomen feiten terug, essentiële mededelingen ontbreken.

In dit geval heb je als vertrouwenspersoon daarom duidelijk een meerwaarde als getuige. Overweeg echter eerst zelf of je in je rol van vertrouwenspersoon wil getuigen. Hoe weegt dit op tegen de risico’s die je loopt wat betreft je eigen veiligheid en positie in de organisatie. 
Wanneer jij komt tot een ‘ja’, dan kun je de optie om te getuigen bespreken met de melder/klager. Je brengt de mogelijke voordelen en mogelijke risico’s samen in kaart en dan is het aan de klager om daarover een eigen besluit te nemen.

Naast de melder staan
Je basisrol is en blijft naast de melder staan. Dat brengt mij bij het laatste wat ik jullie nog mee wil geven: ook al heeft de melder een jurist en is het een juridisch traject geworden, dan nog kun jij als vertrouwenspersoon naast de melder blijven staan. FF koffie doen! Ruimte voor verhaal en emotie, veiligheid en ondersteuning zijn hier vaak meer dan ooit nodig. Een vertrouwenspersoon vervult immers een geheel andere rol dan een advocaat.

Marcel van Oss
Directeur/ trainer
www.opleidingvertrouwenspersoon.nl

 

FF koffie doen

Vertrouwenspersoon Jan vertelt: “Mae meldt zich bij mij. Ze is doorverwezen door onze bedrijfsarts. ‘Wat haar nou toch overkomen is, ze durft het bijna niet te vertellen, ze is er kapot van.’ In haar agenda was een afspraak met haar manager gepland ‘Ff koffie doen’ stond er. Bij binnenkomst groet Mae verrast de HRM-adviseur: ‘Hé Maarten jij ook hier?’ Haar manager gaat achter zijn laptop zitten en begint vanaf het scherm voor te lezen. Hij vertelt dat de sfeer op de afdeling al lange tijd  niet goed is, dat ze dit al eerder met elkaar als team hebben besproken. Dat het nu afgelopen moet zijn. Dat hij vindt dat zij daar een belangrijke rol in speelt. Er zijn klachten over haar van medewerkers, over haar gedrag, die medewerkers durven dit niet tegen haar te zeggen. Ze maakt sarcastische opmerkingen. Zij heeft naar hem toe laatst een opmerking gemaakt over zijn schorre stem, die kon echt niet. Als Mae wil reageren heft hij zijn hand op. ‘Nee ik wil hierover niet met jou in discussie…ik wil dat je hierover nadenkt en dan komen we er later op terug. Ik stel je vrij van werk voor nu. Ik wil dat je er met niemand over praat en ik wil zeker niet merken dat je bij andere collega’s verhaal gaat halen.”

Mae stort in
Mae loopt verbijsterd de deur uit. Thuis stort ze in. Ze kan het niet geloven, ze kan alleen maar huilen. Mae heeft astma, waarvoor ze medicijnen slikt. Ze krijgt een aanval. Ze gaat naar de huisarts. De huisarts raadt haar aan zich ziek te melden. Dat doet ze. Mae ontvangt een verslag van het gesprek met de manager. Ze wordt er beroerd van, wat een lelijke dingen staan daarin. Zo is zij helemaal niet, waarom gebeurt dit, ze kan het niet bevatten.

Mae werkt 32 uur, “daardoor maak ik veel mee van wat er op de afdeling gebeurt. De medewerkers nemen mij snel in vertrouwen, willen hun verhaal bij me kwijt, ja ook roddels, maar het blijft altijd bij mij. Als ze mijn hulp nodig hebben ben ik er voor ze, voor allemáál. Ik ben degene die de verjaardagen bijhoudt, een bloemetje haalt als iemand een succes heeft behaald, een kaartje regelt als iemand ziek is. Deze zomer toen het zo heet was, nodigde ik iedereen uit om bij mij in de tuin te komen lunchen, vind ik leuk”. Ze begrijpt het niet, haar werk is haar alles.

De manager is een interim. Hij zegt over zichzelf dat hij een ‘botte lul’ is.

Mae wil graag in gesprek met haar leidinggevende en zij vraagt aan de vertrouwenspersoon “Wat moet ik nou doen?” De tranen stromen over haar wangen.

Melder wil herstel veilige werkplek
Jan vraag Mae wat ze in het gesprek met de manager wil bereiken. Mae wil weer aan het werk, zo snel mogelijk en dit alles achter zich laten. Als ze misschien wat scherp is geweest naar anderen wil ze daar best haar excuus voor aanbieden. Ze wil graag een goede oplossing en wil de ruimte wil om haar kant van het verhaal te doen.

Er is een slechte sfeer op de afdeling, tien leidinggevenden hebben ze de afgelopen vijf jaar  gehad en iedere keer waaide er een ander wind. Mae begint te vertellen over alle ruzies, onderlinge spanningen, onbeantwoorde liefdes, roddels, mensen die gingen en weer kwamen, psychische problemen, samenwerkingsproblemen, intriges, het lijkt wel een soap. “Kijk” eindigt Mae “en hier gaat het nou over. Dit is wat wij allemaal met elkaar hebben meegemaakt. Het team is ontspoord en dat zou nu allemaal mijn schuld zijn?”

Jan gaat met Mae mee ter ondersteuning naar het gesprek met leidinggevende en HR. Dit keer mag Mae wel haar verhaal doen. Mae is uit op herstel van de werkrelatie. Zij biedt haar excuses aan over de opmerking van de schorre stem en zegt dat zij dit niet zo bedoeld had. Ze vraagt of de manager aan haar collega’s wil doorgeven dat het haar spijt als zij mensen gekwetst heeft, dat zij zich er niet bewust van is geweest en zich in alle opzichten niet meer met hun zal ‘bemoeien’. Ze kijkt er niemand op aan dat dit op deze manier is gegaan en wil zo snel mogelijke weer aan het werk.

De manager moet er over nadenken. Hij komt er nog op terug.

Ontslag
Een week later krijgt Jan een SMS van Mae. Ze heeft een ontslagbrief gekregen.
Zij is verbijsterd. “Het is gebeurd, het is voorbij”. De brief is per post gekomen, er staat ook een financiële regeling in. Het is woensdag en zij moet uiterlijk vrijdag reageren of anders vervalt de regeling die er in genoemd staat.

Op mijn advies belt vertrouwenspersoon Jan met onze juridisch adviseur. Jan krijgt van hem het advies: “dit ontslag moet je niet accepteren! Het is wel goed om te reageren maar dan moet je alleen zeggen dat je het niet eens bent met het ontslag en het verslag en dat dit niet allemaal zomaar kan. Daarbij is het belangrijk om meteen een jurist in te schakelen.” Jan belt en mailt dit naar Mae.

“Vertrouwenspersoon is dit jouw rol?”
Tegelijkertijd wordt Jan gebeld door de HR-manager. Hij vroeg of het wel bij een vertrouwenspersoon hoort om bij een functioneringsgesprek te zijn?
Tja, vertrouwenspersonen; hoe reageer je dan? Uiteraard hoort het niet bij je rol als vertrouwenspersoon om bij een functioneringsgesprek aanwezig te zijn. Edoch ‘FF koffie doen’  wekt geheel niet de indruk dat het hier gaat om een functioneringsgesprek.

De vertrouwenspersoon is door Mae bij het gesprek gevraagd vanwege het feit dat ze klem zit, ongewenste bejegening ervaart en omdat de manager haar beschuldigde van ongewenste omgangsvormen. Als vertrouwenspersoon geef je ook vooraf en bij de start van het gesprek aan in welke hoedanigheid jij als vertrouwenspersoon aanwezig bent als je mee gaat ter ondersteuning. Dat heeft de vertrouwenspersoon gedaan. Het is aan leidinggevende of de HRM hierop te reageren als zij vinden dat het hier gaat om een ander gesprek, waar de aanwezigheid van de vertrouwenspersoon niet op zijn plek is. Melder en vertrouwenspersoon gingen het gesprek aan met de insteek te komen tot herstel van de veilige werkrelatie. Naast dat Mae woorden geeft aan haar doel, haar intentie en de als zeer onveilig ervaren bejegening door haar leidinggevende, maakt zij ook ruimhartig excuses voor de volgens leidinggevende door anderen ervaren ongewenste omgangsvormen, waaronder ook haar opmerking over de schorre stem van de leidinggevende.

Noch melder noch vertrouwenspersoon horen dat dit gesprek de insteek heeft om Mae te gaan ontslaan. Als dat de insteek is, dan is het niet aan de vertrouwenspersoon om bij dit gesprek te zitten. Maar dan moeten de andere partijen ook helder zijn over het gesprek dat gevoerd gaat worden. Daarnaast is de kritiek die leidinggevende op Mae heeft geen vrijbrief om haar zo te bejegenen. Dat doet iets met haar gevoel van veiligheid.

Grijs gebied
Je zou kunnen stellen dat de vertrouwenspersoon zich op grijs gebied begeeft door een medewerker te ondersteunen die zelf door leidinggevende ongewenst gedrag richting collega’s ten laste wordt gelegd. Dat is in mijn ogen een dilemma dat je zeker moet wegen. Melder is totaal overstuur van de bejegening en de situatie. Hier lijken het ‘last veroorzaken’ en ‘last hebben’ van ongewenste omgangsvormen door elkaar heen te lopen. Deze melder had kunnen worden doorverwezen naar een begeleider-beschuldigde.  Het punt is dat dit in de meeste organisaties nog niet is georganiseerd. Er is niemand voorhanden voor de beschuldigde. De vertrouwenspersoon wordt met name met deze leemte geconfronteerd. Daarnaast geeft deze casus het idee dat leidinggevende en HRM hun rol niet goed kennen en invullen. In dit genadeloze krachtenveld is het wel uiterst waardevol dat Mae iemand naast zich heeft staan.

‘FF koffie doen’
Het lijkt mij een goed idee wanneer deze casus geheel is afgerond, om ‘FF een koffie te doen’ met de HRM en met leidinggevenden om meer helderheid te creëren over wie welke rol, taken en verantwoordelijkheden heeft in de organisatie en hoe je effectief kunt samenwerken om voor iedereen een veilige werkplek te creëren.

Een mooie vraag voor de agenda zou dan kunnen zijn: is het ontslag van een medewerker (Mae) de oplossing van het probleem? Het is ook van waarde om te kijken wat een ombudsfunctionaris hierin kan betekenen.

Onze training leiderschap en-ongewenste-omgangsvormen  biedt leidinggevenden de broodnodige handreikingen en geeft zicht op hun taken, verantwoordelijkheden en instrumenten. De vaardigheden voor opvang, wederhoor, aanspreken op vermeend gedrag, bemiddeling enzovoorts worden getraind. Deze training kan eventueel in combinatie met onze online training gewenst-gedrag.

Volgende column schrijf ik een vervolg op deze casus:
De advocaat van Mae wil vertrouwenspersoon Jan op roepen als getuige in de rechtszaak

Hartelijke groet,
Marcel van Oss

Directeur/ trainer
www.opleidingvertrouwenspersoon.nl

 

“Je had eerst bij mij moeten komen!”

“Waarom heb je mij overgeslagen? Waarom heb je meteen geëscaleerd? Besef je wel hoe bedreigend en kwetsbaar het is voor mij, wanneer ik als leidinggevende door mijn directeur wordt aangesproken omdat ik intimiderend gedrag zou vertonen en dat ik ook niet te horen krijg wie dat beweren? Ik had van jullie als vertrouwenspersonen toch echt iets anders verwacht. Dat de melders zich niet rechtstreeks tot mij durven wenden is één ding, maar dat jullie als vertrouwenspersonen ook de directe communicatie met mij uit de weg gaan vind ik een kwalijke zaak. Je had eerst bij mij moeten komen”. De vertrouwenspersoon die mij belt, citeert deze reactie van leidinggevende op haar handelen in een casus.

Ik schreef dit najaar de column Protocol-'buiten-de-kaders-van-je-rol-treden' wanneer je als vertrouwenspersoon meerdere melders hebt die last hebben van de zelfde persoon en er allen niets mee durven te doen. Het telefoongesprek met deze vertrouwenspersoon prikkelt mij tot het schrijven van een vervolg op dit thema.

Wat is er aan de hand?
In dit grote bedrijf krijgen vier vertrouwenspersonen bij intervisie het idee dat de geanonimiseerde ingebrachte meldingen die het intimiderend gedrag van een leidinggevende betreft toch wel veel overeenkomsten hebben. Het brengt hen er toe wat meer kaarten op tafel te leggen en dan blijkt het uiteindelijk steeds om dezelfde leidinggevende van HR te gaan. Omdat het totaal om 11 melders gaat, vinden de vertrouwenspersonen dat hier toch echt sprake is van een trend. De melders durven geen van allen een volgende stap te zetten. De vertrouwenspersonen vinden vanuit hun eigen gewetensweging, dat zij dit niet langer onbesproken kunnen laten, ondanks dat de melders er niets mee durven te doen. Zij besluiten de overstap te maken van hun opvangrol naar hun signalerende en adviserende rol en naar de directeur te gaan. Uiteraard gaan daar gesprekken met de eigen melder(s) aan vooraf omdat hier de vertrouwelijkheid -in enige mate- wordt doorbroken. De melders stemmen in met deze stap als hun naam maar niet bekend wordt.

Het verschil met de vorige column is dat de vertrouwenspersonen hier kiezen om naar het bevoegd gezag te gaan: de directeur. Zij kiezen er dus niet voor om naar de leidinggevende te stappen wiens gedrag als intimiderend wordt ervaren.

“Hebben wij dit wel goed gedaan?”
De vraag van de vertrouwenspersoon luidt nu: “hebben wij dit wel goed gedaan?”
Wellicht is dit ook een mooie vraag om over na te denken voordat je verder leest.

In mijn ogen hebben de vertrouwenspersonen hier de koninklijke weg bewandeld door niet rechtstreeks naar de van intimidatie beschuldigde leidinggevende te gaan, maar naar het bevoegd gezag. De vertrouwenspersonen stappen vanuit hun opvangrol in de signalerende, adviserende rol vanwege een zwaarwegende trend. Die rol hebben zij richting het bevoegd gezag en dat is in dit geval de directeur. De vertrouwenspersoenen hebben in basis geen signalerende, adviserende rol richting de leidinggevende die de last veroorzaakt. Ook al heeft deze man de functie van leidinggevende, in deze casus is de betreffende leidinggevende met name de veroorzaker van de last.

Een van de mogelijkheden van de directeur is  -nu zij op de hoogte is van deze trend- om de vermeende dader aan te spreken op vermeend gedrag. Uiteraard is dit lastig en precair. Het vergt enerzijds het creëren van veiligheid en hebben van begrip en compassie met de ‘vermeende dader’ en anderzijds een helder signaal vanuit de organisatie over wat verstaan wordt onder gewenste omgangsvormen en respectvolle omgang.  De geuite beschuldigingen ‘te dicht bovenop iemand gaan staan en de stem verheffen/ schreeuwen’ behoren daar niet toe. Dit gedrag is als ongewenst en intimiderend ervaren. De directeur mag compassie hebben dat iemand zich daar niet van bewust was of het zo niet heeft bedoeld. Tegelijk mag zij de leidinggevende ook om introspectie vragen op het eigen gedrag en de gevolgen daarvan. Nu bekend is wat de gevolgen zijn van het gedrag, mag van de leidinggevende gevraagd worden om daar rekening mee te houden. Sans rancune.

Sans rancune
Dit laatste is nog niet makkelijk. Als je (als leidinggevende) wordt aangesproken door je meerdere op ongewenste omgangsvormen, dan voel je je onveilig en belaagd. Temeer omdat je indirect wordt aangesproken en niet bekend is van wie dit verwijt komt. De neiging je te verdedigen is dan een primaire reflex. De overlevingsstrategie vechten komt snel bovendrijven. De boodschappers, in dit geval de vertrouwenspersonen, krijgen makkelijk de schuld. Zij werden door de betreffende leidinggevende ter verantwoording geroepen. Hoewel het een uitnodiging was tot een open gesprek, voelden de geciteerde uitspraken waar ik de column mee start toch echt ongemakkelijk voor de vertrouwenspersonen.

Het zou mooi zijn als er nog een andere (interne of nog liever externe) vertrouwenspersoon of deskundige beschikbaar is, om in deze de adviseur/ sparringpartner te zijn van de directeur.

Onderwerpen en aandachtspunten in de rol van sparringpartner zijn:

  • Het doel en de criteria van de directeur in deze casus
  • Het blootleggen van de valkuilen, de dilemma’s en het precaire van de situatie
  • Wat behelst aanspreken op vermeend gedrag?
  • Het is aan de directeur om uit te leggen hoe het beleid in elkaar steekt en dat de vertrouwenspersonen in deze de juist weg hebben bewandeld
  • De directeur heeft ook een regiefunctie en verantwoordelijkheid in het begeleiden en toezien op de introspectie van de leidinggevende op zijn gedrag en zijn gevoelens. Ook hij heeft recht op veiligheid en zorgvuldigheid naast helderheid.
  • De directeur is verantwoordelijk voor de ontstane ruis in de werkrelatie tussen de leidinggevende en de vier vertrouwenspersonen
  • De directeur is vanuit de Arbowet verantwoordelijk om Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA) te voorkomen dan wel te beperken. Dat betekent onder andere implementatie van beleid, belang, ieders taken en verantwoordelijkheden en de mogelijkheden die de organisatie biedt
  • Naast aanspreken op vermeend gedrag zijn er meerdere keuzemogelijkheden vanuit de escalatieladder. Denk ook aan RI&E, medewerkers tevredenheidsonderzoek en  cultuuronderzoek
  • De directeur en de melders hebben niet met elkaar gesproken. Melders hebben dus niet duidelijk kunnen maken wat zij hebben ervaren en wat zij nodig hebben om te komen tot herstel. Soms kan het ervaren commitment van de directeur leiden tot een gesprek tussen de directeur en de melders. En soms zelfs daarna tot een gesprek tussen de directeur, de melders, de vertrouwenspersoon en de betreffende leidinggevende.
     

Het doel is om met ieder van de betrokkenen te komen tot herstel van de veilige werkplek. Vertrouwenspersonen, maar nog meer de  directeur en alle leidinggevenden, spelen hier in een cruciale rol. De betreffende leidinggevende lijkt nog niet helemaal begrepen te hebben hoe het beleid ongewenste omgangsvormen in elkaar steekt en hoe de hazen lopen. De directeur gelukkig wel. Op de directeur rust een schone taak in het bewustmaken van het belang hiervan binnen de organisatie. Omdat wij ons realiseren dat de directeur ook nog andere verantwoordelijkheden heeft, reiken wij onze online training aan als een van de mogelijkheden om het bewustzijn bij leidinggeven en medewerkers te bewerkstelligen.

In onze nieuwe online training Gewenst Gedrag leren leidinggevenden en medewerkers alles wat zij dienen te weten over gewenste omgangsvormen en integer handelen en daarnaast ook over het beleid en over vertrouwenspersonen en hun rol binnen organisaties. Onderdelen van deze column kunnen ook aan de orde komen in onze tweedaagse nascholing opbouwen-samenwerkingsrelatie-leidinggevenden-en-hen adviseren

Eerlijk gezegd denk ik zelf ook weleens richting leidinggevenden die niet adequaat acteren in een casus van ongewenste omgangsvormen of integriteit: “Je had eerst bij mij moeten komen!”

Hartelijke groet,
Marcel van Oss
Directeur/ trainer

Van Oss & Partners www.opleidingvertrouwenspersoon.nl

Volg ook het laatste nieuws: LinkedIn

Zoek een extern vertrouwenspersoon

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

* verplicht

LVV Tweets

  1. @LVV Doorloop 5 stappen en optimaliseer het sportklimaat binnen je vereniging! Dit stappenplan is afkomstig van… https://t.co/KU6t3FIWQB
  2. @LVV NIEUWS: Defensie schorst commandant 'die met vijf cadetten affaire had' https://t.co/LdxoL168it via @NOS
  3. @LVV Wetenschappelijke carrières kunnen op allerlei manieren gebroken worden, blijkt uit een onderzoek. Vrouwen in de ac… https://t.co/USNTCHPeHT