"Moeten we een verslag maken van het gesprek?"

juni 2019

“Moeten we een verslag maken van het gesprek?” is de vraag die leidinggevende in de deuropening stelt aan Pia in haar rol als vertrouwenspersoon.

“Dat lijkt me niet handig” is de spontane reactie van Pia. Maar is dat zo? Pia twijfelt nu en belt mij.

Wat is de situatie?
Het handelt hier om een klassieker. Een wat oudere mannelijke collega die spontaan van aard is en wel oog heeft voor het vrouwelijk schoon en dat niet onder stoelen of banken steekt. Hij heeft ook veel gevoel voor humor vindt hijzelf, en ja, hij is nog al aanhalerig, ‘maar daar bedoelt hij niets verkeerds mee’. De jonge dame die nu enkele maanden in dienst is, is daar minder van gecharmeerd, sterker nog zij voelt zich onveilig. Bij de introductie is zij gewezen op de aanwezigheid van de vertrouwenspersoon in een voorlichting voor nieuwe medewerkers. Het verlaagde voor haar de drempel om naar de vertrouwenspersoon te stappen.

De melder besluit na haar verhaal en emoties en nadat zij van Pia alle keuzemogelijkheden heeft gehoord en alle voors en tegens heeft gewogen om met haar vertrouwenspersoon Pia naar de leidinggevende te stappen. Leidinggevende had meteen HR bij dit gesprek gevraagd omdat hij zich wat onzeker voelde op dit terrein.
Na dit viergesprek heeft er een gesprek van leidinggevende en HR met de lastveroorzaker plaats gevonden. Deze gaf aan het allemaal niet zo te hebben bedoeld. Dit hoort de melder weer terug van leidinggevende in het daaropvolgende gesprek, wederom in het bijzijn van Pia en HR. Mede op aandringen van leidinggevende is de volgende stap een gesprek van de leidinggevende en HR met melder en de vermeende veroorzaker. Melder moet echt even over de streep worden getrokken door leidinggevende voor dit gesprek. Zij heeft er weinig vertrouwen in omdat de veroorzaker haar straal negeerde nadat hij zijn gesprek had gehad met de leidinggevende en HR. Hij nam het haar blijkbaar kwalijk en dat moest ze nu voelen.

Hier ligt nog een aandachtpunt voor de vertrouwenspersoon om in deze naast de melder te blijven staan. Dat kan voor de vertrouwenspersoon lastiger worden wanneer je als vertrouwenspersoon zelf ook hecht aan het door de leidinggevende voorgestelde gesprek met de lastveroorzaker.
Leidinggevende is er van overtuigd dat betreffende man geen kwaad in zin had en dat het echt niet zo bedoeld was.

Rol-bewustzijn leidinggevende:
Leidinggevende lijkt -hoe welwillend ook- zijn rol in deze niet helemaal te pakken te hebben. Bijvoorbeeld zijn rol bij wederhoor. Het onder de aandacht brengen van verantwoordelijkheid nemen door de lastveroorzaker ook wanneer het niet zijn bedoeling was, enzovoorts. Dat is enerzijds te ondervangen door de adviserende rol van de vertrouwenspersoon en anderzijds door leidinggevenden middels training leiderschap-ongewenste-omgangsvormen goed toe te rusten voor hun taken. Zij worden in deze training wegwijs gemaakt over de diversiteit aan instrumenten die kan worden ingezet en de daarbij behorende vaardigheden. De praktijk leert ons dat dit geen overbodige luxe is. Als vertrouwenspersoon krijg je de neiging in dat gat te springen en leidinggevende te helpen en te adviseren. Maar Pia zit hier als vertrouwenspersoon in haar opvangrol.

Pia geeft in het telefoongesprek met mij aan dat ze eigenlijk spijt heeft van haar spontane antwoord dat een verslag maken niet nodig is. Waarom is mijn vraag?
Als reden voert Pia aan dat zij niet alle vertrouwen heeft in een goede afloop.
Na mijn doorvragen blijkt een belangrijke reden te liggen in het negeren van de melder nadat de veroorzaker is aangesproken door zijn leidinggevende. Dat maakt de situatie voor de melder alleen maar erger.

Keuze
Het maken van een verslag van het gesprek is een van de keuzemogelijkheden die een leidinggevende heeft in het hele scala aan keuzes. Elke keuze heeft voordelen en ook nadelen. Het is zinvol als de leidinggevende deze goed afweegt in samenhang met zijn criteria in deze specifieke situatie. Is bijvoorbeeld het doel herstel van de veilige werkplek, het maken van concrete afspraken om op terug te vallen, dossieropbouw of een voorbeeld stellen?
Het maken van een verslag, maakt het meteen formeler. Dat heeft voor- en nadelen. Wanneer je verslag laat leggen is een voordeel dat de afspraken zwart op wit op papier staan. Dat maakt de afspraken veel steviger: partijen kunnen minder makkelijk onder deze afspraken uit en het vastleggen geeft voor alle partijen houvast.

Maar als er welgemeend verantwoordelijkheid kan worden genomen door de lastveroorzaker voor gedrag wat niet zo is bedoeld, maar wel zo is ervaren, werkt dat vaak beter in het kader van herstel de veilige werkrelatie. Het vastleggen van het gesprek en de gemaakte afspraken kan als formeel en beladen worden ervaren en daardoor natuurlijk herstel bemoeilijken. Soms is de stok achter de deur van een gespreksverslag nodig. Een andere keer is het wijs om als leidinggevende nog een stapje verder te gaan en een overeenkomst op te stellen en tevens aan dossiervorming te doen. Een overeenkomst kan worden opgesteld door de leidinggevende en worden ondertekend door lastveroorzaker, melder en eventueel door leidinggevende. Deze geldt dus voor de partijen die de overeenkomst hebben ondertekend.

Het afspreken van gedragsregels kan in alle drie de varianten van waarde zijn.

Denk daarbij aan concrete afspraken als:

  • Piet raakt Marie niet meer aan
  • Het mailverkeer tussen Piet en Marie beperkt zich tot informatie-uitwisseling over de werkuitvoering
  • Piet en Marie bespreken werkaangelegenheden uitsluitend in aanwezigheid van collega’s
  • Piet zal in het bedrijfsrestaurant niet plaats nemen aan een tafel waaraan Marie zich bevindt

Leidinggevende monitort
Bovenal is het van belang dat leidinggevende de situatie monitort, het volgt en er bovenop blijft zitten als dat nodig mocht zijn. De leidinggevende moet er op toezien dat de gemaakte afspraken worden nagekomen. De melder mag geen nadelige gevolgen ondervinden van het feit dat zij de ongewenste omgangsvormen ter sprake heeft gebracht. Dit alles los van of er wel of niet verslag wordt gemaakt van het gesprek en de daarin overeengekomen afspraken. Het negeren van de melder behoort nadrukkelijk tot zaken die schreeuwen om bijsturing door de leidinggevende
Wie adviseert de leidinggevende hierover? Niet de vertrouwenspersoon die in de opvangrol zit.

Sparringpartner?
De vertrouwenspersoon kan hierin een mooie sparringpartner zijn vanuit de adviserende rol. Die rol is echter niet voor Pia weggelegd, zij zit immers al in de opvangrol in deze casus. Voor de adviserende rol kan zij doorverwijzen naar een collega vertrouwenspersoon of een andere deskundige op dit terrein. Zelfs bij het beantwoorden van de vraag van leidinggevende of er wel of niet een gespreksverslag moet worden gemaakt, schiet de vertrouwenspersoon al in de adviserende rol. Het gebeurt je vaak voordat je er erg in hebt. Dit is wel een erg theoretische benadering en niet erg pragmatisch en praktisch. Leidinggevende kan voor die bijna minuut niet even een collega vertrouwenspersoon vragen of dat zo’n gespreksverslag gemaakt moet worden ja of nee. Maar omdat de vraag niet met een simpel ja of nee is te beantwoorden en de melder daar ook eigen wensen en belangen in kan hebben, begeef je je al snel buiten de kaders van je rol en op glad ijs
Voor mij was de waarde van dit telefoongesprek met deze vertrouwenspersoon een goede reden om hiervan ‘een verslag’ te maken voor jullie allen.

Marcel van Oss
Van Oss & Partners
www.opleidingvertrouwenspersoon.nl

Terug naar het overzicht
Zoek een extern vertrouwens­persoon
Social media
  1. @LVV Op 21 april gaat LVV voorzitter Inge te Brake in gesprek met Alie Kuiper over een ILO Verdrag over de aanpak van ge… https://t.co/MqOr54AlUw
  2. @LVV NIEUW IN ONZE ACADEMIE: Webinar Van ongewenst gedrag naar vertrouwen op de werkvloer. Heeft u deze live uitzendin… https://t.co/1sQ3u14JHJ
  3. @LVV Heeft u onze nieuwsbrief van maart al gelezen? Hij is weer goed gevuld met informatie, nieuws, opiniestukken en tip… https://t.co/U23ino5Lq4
Wilt u lid worden?

Het lidmaatschap staat open voor personen die als vertrouwenspersoon in of voor een arbeidsorganisatie werken. Dit lidmaatschap betreft een persoonlijk lidmaatschap. Uw organisatie is dus geen lid van de LVV, u bent zelf lid. Aanmelden en opzeggen is daarmee ook uw eigen verantwoordelijkheid.

Meer informatie