Omgangsvormen

• Momenteel beschikt de LVV niet over een dergelijk voorbeeld. Het opleidingsbureau Van Oss & Partners, een bureau met door de LVV geaccrediteerde opleidingen, heeft een dergelijk voorbeeld op hun website staan.

• Een klachtencommissie wordt aangesteld door de organisatie. Een klachtencommissie bestaat uit gekwalificeerde en opgeleide leden, dit kunnen leden van de organisatie zijn gecombineerd met professionals. De Arbowet spreekt van de verplichting voor de werkgever om een klachtencommissie en een klachtenreglement te hebben. Per toeval een klachtencommies aanstellen is dus niet aan de orde. Gekwalificeerd en opgeleid is van belang omdat zij onderzoek gaan doen en mogelijk adviezen gaan doen over de rechtspositie van iemand en dan mag je een gedegen onderzoek verwachten. Wel kan de organisatie bij een klacht besluiten een externe klachtencommissie aan te stellen, zodat deze het onderzoek doet namens de organisatie.
• 
  Het heeft soms zelfs de voorkeur mensen van buiten de organisatie aan te stellen, eventueel aangevuld met mensen uit de organisatie. Die aanvulling is meestal de ambtelijk secretaris. Die kent de organisatie en kan organisatorisch helpen intern e.e.a. in gang te zetten.
• 
  Eigen onderdelen uit de organisatie, zoals juridische zaken en/ of de afdeling HRM, onderzoek laten doen, wordt af geraden omdat zij in een latere fase betrokken worden in de juridische en/of personele afhandeling van het advies van de klachtencommissie. In alle gevallen gaat het dus om een onafhankelijke commissie die onafhankelijk en gedegen onderzoek doet.

• De klachtencommissie brengt advies uit aan hun opdrachtgever. Vaak is dat de directie of een raad van bestuur van de organisatie.

• De vertrouwenspersoon ondersteunt en begeleidt een klager bij zijn klacht. Dat blijft dus dezelfde rol. Een vertrouwenspersoon kan wel mee gaan bij het horen van de klager door de klachtencommissie. Dat is dan echter ter ondersteuning, u bent het verlengstuk van de klager.

Omdat de vertrouwenspersoon niet geacht wordt om te adviseren zijn er niet echt risico’s voor de vertrouwenspersoon.

Natuurlijk geeft u als vertrouwenspersoon wel gevraagd en ongevraagd advies aan een organisatie en daarnaast zullen sommige melders ook advies vragen aan de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon zal altijd duidelijk moeten maken aan de melder dat die zelf bepaalt welke vervolgstap bij de melder past.

Als u al risico’s kan benoemen, kunt u denken aan onderstaande:

• Onvoldoende bewustzijn van risico’s bij VP en/of melder;
• Onvoldoende kennis van wetgeving;
• Onvoldoende, onduidelijke of geen regels binnen de organisatie;
• Onzorgvuldige prestaties/rapportages;
• Onzorgvuldigheid bij het doorbreken van de vertrouwelijkheid;
• Te goed van vertrouwen;
• Niet de juiste route volgen;
• Optreden namens de melder;
• Een bemiddelende rol pakken;
• Zelf onderzoek gaan doen;
• De organisatie informeren; 
• Advies geven op basis van te weinig kennis en informatie.

Wanneer iemand zich bij de vertrouwenspersoon vervoegt, dan spreekt men over een melding. Niet altijd heeft een melding een vervolg. Zo komt het ook bij de (basis-)opleiding aan bod.

Het begrip vertrouwelijkheid wordt gebruikt in de relatie tussen de vertrouwenspersoon en de melder. In beginsel is wat er tussen de melder en de vertrouwenspersoon wordt besproken vertrouwelijk.

Het begrip geheimhouding gebruikt men in de relatie tussen vertrouwenspersoon en derden. De vertrouwenspersoon kan contractuele geheimhouding bedingen ten opzichte van de organisatie die de vertrouwenspersoon inschakelt. Informatie die de vertrouwenspersoon van de melder verkrijgt zal dan niet met de derde worden gedeeld tenzij met toestemming van de melder.

Hierover is in 2024 een uitvoerig artikel geschreven voor de LVV door een advocatenkantoor. Lees hier het artikel van Melissa Charitos en Tim de Klerck, Advocaten bij Van Iersel Luchtman Advocaten: Zorgvuldige omgang met privacy: onmisbaar voor een vertrouwenspersoon