1. Home
  2. Bibliotheek
  3. Nieuws
Volg ook het laatste nieuws: LinkedIn

FF koffie doen

Vertrouwenspersoon Jan vertelt: “Mae meldt zich bij mij. Ze is doorverwezen door onze bedrijfsarts. ‘Wat haar nou toch overkomen is, ze durft het bijna niet te vertellen, ze is er kapot van.’ In haar agenda was een afspraak met haar manager gepland ‘Ff koffie doen’ stond er. Bij binnenkomst groet Mae verrast de HRM-adviseur: ‘Hé Maarten jij ook hier?’ Haar manager gaat achter zijn laptop zitten en begint vanaf het scherm voor te lezen. Hij vertelt dat de sfeer op de afdeling al lange tijd  niet goed is, dat ze dit al eerder met elkaar als team hebben besproken. Dat het nu afgelopen moet zijn. Dat hij vindt dat zij daar een belangrijke rol in speelt. Er zijn klachten over haar van medewerkers, over haar gedrag, die medewerkers durven dit niet tegen haar te zeggen. Ze maakt sarcastische opmerkingen. Zij heeft naar hem toe laatst een opmerking gemaakt over zijn schorre stem, die kon echt niet. Als Mae wil reageren heft hij zijn hand op. ‘Nee ik wil hierover niet met jou in discussie…ik wil dat je hierover nadenkt en dan komen we er later op terug. Ik stel je vrij van werk voor nu. Ik wil dat je er met niemand over praat en ik wil zeker niet merken dat je bij andere collega’s verhaal gaat halen.”

Mae stort in
Mae loopt verbijsterd de deur uit. Thuis stort ze in. Ze kan het niet geloven, ze kan alleen maar huilen. Mae heeft astma, waarvoor ze medicijnen slikt. Ze krijgt een aanval. Ze gaat naar de huisarts. De huisarts raadt haar aan zich ziek te melden. Dat doet ze. Mae ontvangt een verslag van het gesprek met de manager. Ze wordt er beroerd van, wat een lelijke dingen staan daarin. Zo is zij helemaal niet, waarom gebeurt dit, ze kan het niet bevatten.

Mae werkt 32 uur, “daardoor maak ik veel mee van wat er op de afdeling gebeurt. De medewerkers nemen mij snel in vertrouwen, willen hun verhaal bij me kwijt, ja ook roddels, maar het blijft altijd bij mij. Als ze mijn hulp nodig hebben ben ik er voor ze, voor allemáál. Ik ben degene die de verjaardagen bijhoudt, een bloemetje haalt als iemand een succes heeft behaald, een kaartje regelt als iemand ziek is. Deze zomer toen het zo heet was, nodigde ik iedereen uit om bij mij in de tuin te komen lunchen, vind ik leuk”. Ze begrijpt het niet, haar werk is haar alles.

De manager is een interim. Hij zegt over zichzelf dat hij een ‘botte lul’ is.

Mae wil graag in gesprek met haar leidinggevende en zij vraagt aan de vertrouwenspersoon “Wat moet ik nou doen?” De tranen stromen over haar wangen.

Melder wil herstel veilige werkplek
Jan vraag Mae wat ze in het gesprek met de manager wil bereiken. Mae wil weer aan het werk, zo snel mogelijk en dit alles achter zich laten. Als ze misschien wat scherp is geweest naar anderen wil ze daar best haar excuus voor aanbieden. Ze wil graag een goede oplossing en wil de ruimte wil om haar kant van het verhaal te doen.

Er is een slechte sfeer op de afdeling, tien leidinggevenden hebben ze de afgelopen vijf jaar  gehad en iedere keer waaide er een ander wind. Mae begint te vertellen over alle ruzies, onderlinge spanningen, onbeantwoorde liefdes, roddels, mensen die gingen en weer kwamen, psychische problemen, samenwerkingsproblemen, intriges, het lijkt wel een soap. “Kijk” eindigt Mae “en hier gaat het nou over. Dit is wat wij allemaal met elkaar hebben meegemaakt. Het team is ontspoord en dat zou nu allemaal mijn schuld zijn?”

Jan gaat met Mae mee ter ondersteuning naar het gesprek met leidinggevende en HR. Dit keer mag Mae wel haar verhaal doen. Mae is uit op herstel van de werkrelatie. Zij biedt haar excuses aan over de opmerking van de schorre stem en zegt dat zij dit niet zo bedoeld had. Ze vraagt of de manager aan haar collega’s wil doorgeven dat het haar spijt als zij mensen gekwetst heeft, dat zij zich er niet bewust van is geweest en zich in alle opzichten niet meer met hun zal ‘bemoeien’. Ze kijkt er niemand op aan dat dit op deze manier is gegaan en wil zo snel mogelijke weer aan het werk.

De manager moet er over nadenken. Hij komt er nog op terug.

Ontslag
Een week later krijgt Jan een SMS van Mae. Ze heeft een ontslagbrief gekregen.
Zij is verbijsterd. “Het is gebeurd, het is voorbij”. De brief is per post gekomen, er staat ook een financiële regeling in. Het is woensdag en zij moet uiterlijk vrijdag reageren of anders vervalt de regeling die er in genoemd staat.

Op mijn advies belt vertrouwenspersoon Jan met onze juridisch adviseur. Jan krijgt van hem het advies: “dit ontslag moet je niet accepteren! Het is wel goed om te reageren maar dan moet je alleen zeggen dat je het niet eens bent met het ontslag en het verslag en dat dit niet allemaal zomaar kan. Daarbij is het belangrijk om meteen een jurist in te schakelen.” Jan belt en mailt dit naar Mae.

“Vertrouwenspersoon is dit jouw rol?”
Tegelijkertijd wordt Jan gebeld door de HR-manager. Hij vroeg of het wel bij een vertrouwenspersoon hoort om bij een functioneringsgesprek te zijn?
Tja, vertrouwenspersonen; hoe reageer je dan? Uiteraard hoort het niet bij je rol als vertrouwenspersoon om bij een functioneringsgesprek aanwezig te zijn. Edoch ‘FF koffie doen’  wekt geheel niet de indruk dat het hier gaat om een functioneringsgesprek.

De vertrouwenspersoon is door Mae bij het gesprek gevraagd vanwege het feit dat ze klem zit, ongewenste bejegening ervaart en omdat de manager haar beschuldigde van ongewenste omgangsvormen. Als vertrouwenspersoon geef je ook vooraf en bij de start van het gesprek aan in welke hoedanigheid jij als vertrouwenspersoon aanwezig bent als je mee gaat ter ondersteuning. Dat heeft de vertrouwenspersoon gedaan. Het is aan leidinggevende of de HRM hierop te reageren als zij vinden dat het hier gaat om een ander gesprek, waar de aanwezigheid van de vertrouwenspersoon niet op zijn plek is. Melder en vertrouwenspersoon gingen het gesprek aan met de insteek te komen tot herstel van de veilige werkrelatie. Naast dat Mae woorden geeft aan haar doel, haar intentie en de als zeer onveilig ervaren bejegening door haar leidinggevende, maakt zij ook ruimhartig excuses voor de volgens leidinggevende door anderen ervaren ongewenste omgangsvormen, waaronder ook haar opmerking over de schorre stem van de leidinggevende.

Noch melder noch vertrouwenspersoon horen dat dit gesprek de insteek heeft om Mae te gaan ontslaan. Als dat de insteek is, dan is het niet aan de vertrouwenspersoon om bij dit gesprek te zitten. Maar dan moeten de andere partijen ook helder zijn over het gesprek dat gevoerd gaat worden. Daarnaast is de kritiek die leidinggevende op Mae heeft geen vrijbrief om haar zo te bejegenen. Dat doet iets met haar gevoel van veiligheid.

Grijs gebied
Je zou kunnen stellen dat de vertrouwenspersoon zich op grijs gebied begeeft door een medewerker te ondersteunen die zelf door leidinggevende ongewenst gedrag richting collega’s ten laste wordt gelegd. Dat is in mijn ogen een dilemma dat je zeker moet wegen. Melder is totaal overstuur van de bejegening en de situatie. Hier lijken het ‘last veroorzaken’ en ‘last hebben’ van ongewenste omgangsvormen door elkaar heen te lopen. Deze melder had kunnen worden doorverwezen naar een begeleider-beschuldigde.  Het punt is dat dit in de meeste organisaties nog niet is georganiseerd. Er is niemand voorhanden voor de beschuldigde. De vertrouwenspersoon wordt met name met deze leemte geconfronteerd. Daarnaast geeft deze casus het idee dat leidinggevende en HRM hun rol niet goed kennen en invullen. In dit genadeloze krachtenveld is het wel uiterst waardevol dat Mae iemand naast zich heeft staan.

‘FF koffie doen’
Het lijkt mij een goed idee wanneer deze casus geheel is afgerond, om ‘FF een koffie te doen’ met de HRM en met leidinggevenden om meer helderheid te creëren over wie welke rol, taken en verantwoordelijkheden heeft in de organisatie en hoe je effectief kunt samenwerken om voor iedereen een veilige werkplek te creëren.

Een mooie vraag voor de agenda zou dan kunnen zijn: is het ontslag van een medewerker (Mae) de oplossing van het probleem? Het is ook van waarde om te kijken wat een ombudsfunctionaris hierin kan betekenen.

Onze training leiderschap en-ongewenste-omgangsvormen  biedt leidinggevenden de broodnodige handreikingen en geeft zicht op hun taken, verantwoordelijkheden en instrumenten. De vaardigheden voor opvang, wederhoor, aanspreken op vermeend gedrag, bemiddeling enzovoorts worden getraind. Deze training kan eventueel in combinatie met onze online training gewenst-gedrag.

Volgende column schrijf ik een vervolg op deze casus:
De advocaat van Mae wil vertrouwenspersoon Jan op roepen als getuige in de rechtszaak

Hartelijke groet,
Marcel van Oss

Directeur/ trainer
www.opleidingvertrouwenspersoon.nl

Volg ook het laatste nieuws: LinkedIn

Zoek een extern vertrouwenspersoon

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

* verplicht

LVV Tweets

  1. @LVV LVV Nieuwsbrief #2 | Februari 2019 - https://t.co/F3wctc6RHH https://t.co/jOp3GWSRRU
  2. @LVV LVV Nieuwsbrief #2 | Februari 2019 - https://t.co/69gxiqDfi0 https://t.co/Gi8lb1ujUs
  3. @LVV Nieuwsbrief #1 | Januari 2019 - https://t.co/faauGTbtn5 https://t.co/PqmVatx7gj