1. Home
  2. Bibliotheek
  3. Nieuws
Volg ook het laatste nieuws: LinkedIn

'Vertrouwelijkheid doorbreken?' - Opinie

“Hier wil ik het bij laten” geeft Koen -de melder- aan, ik wil niet dat het nog verder escaleert. Ik heb al bijna spijt van de stappen die ik heb gezet.” “Nu zit ik zelf in gewetensnood”,  geeft de vertrouwenspersoon aan. Hij is extern vertrouwenspersoon voor een overkoepelende organisatie waar ook aardig wat verpleeghuizen onder vallen.

De melder werkt in een verpleeghuis in een dorpje in het zuiden van het land.  Er heerst een gemoedelijke sfeer en aardig wat familieleden steken de handen uit de mouwen om de werkdruk van de verzorgers te verlichten. Koen wordt door zijn leidinggevende - in verband met een subsidieaanvraag -  gevraagd hoeveel mensen vrijwillig de verzorgers ondersteunen. Dat zijn er zeker tien en daar is hij blij mee.

Minder blij is de melder als hem later de officiële aanvraag voor subsidie onder ogen komt. Er staat dat hij heeft aangegeven dat er in de tien verpleeghuizen honderd geregistreerde ondersteuners aanwezig zijn. Bovendien is de naam van Koen op de aanvraag vermeld, in plaats van de naam van de leidinggevende.

Koen vraagt zijn leidinggevende om uitleg. Deze geeft aan dat hij het door Koen genoemde aantal van tien heeft genomen als gemiddelde voor de tien verpleeghuizen en zo aan het aantal van honderd komt. “Maar ik heb het nooit gehad over geregistreerde ondersteuners”, werpt Koen tegen. De leidinggevende vindt dat Koen niet zo moeilijk moet doen, dat het doel de middelen heiligt. Bovendien ervaart hij zijn houding als ongepast en onprofessioneel. Dat raakt. Koen stapt naar de vertrouwenspersoon. In zijn ogen is sprake van fraude, hij loopt persoonlijk risico als dit uitkomt want zijn naam staat eronder. Ondertussen verdienen de onderlinge omgangsvormen ook geen schoonheidsprijs.

In overleg met de vertrouwenspersoon kiezen ze voor een vertrouwelijke melding en brengt de vertrouwenspersoon de directeur van het vermoeden van deze integriteitsschending op de hoogte (een vertrouwelijke melding is in deze situatie natuurlijk onmiddellijk herleidbaar en daarom niet erg zinvol). De directeur neemt de melding serieus. Zij organiseert een gesprek waarbij ze Koen, de leidinggevende en de vertrouwenspersoon uitnodigt. Er worden twee belangrijke afspraken gemaakt.

Ten eerste: de subsidieverlener wordt geïnformeerd dat het bij het aantal van honderd niet om geregistreerde ondersteuners gaat (zoals vereist) en ten tweede: de leidinggevende plant een afspraak met Koen om de samenwerkingswerkrelatie te herstellen. Daar kunnen alle partijen zich in vinden.

Maar…

later hoort de vertrouwenspersoon van Koen dat beide afspraken niet echt worden nagekomen.

Dat geen sprake is van geregistreerde ondersteuners wordt alleen intern gecommuniceerd.
In een gesprek met Koen eist de leidinggevende bovendien excuses van hem. Zij voelt zich belaagd en gekwetst omdat Koen deze kwestie zo hoog heeft opgespeeld. ‘Koen snapt toch zeker ook wel dat als hij zijn excuses niet maakt dit consequenties heeft voor de werkrelatie.’

 

‘Blaming de boodschapper,’ zien we vaak bij integriteitkwesties. Vaak gaat dit over in ongewenste omgangsvormen richting de boodschapper, vooral als er sprake is van een afhankelijkheidsrelatie tussen boodschapper en beklaagde.

De vertrouwenspersoon is verontwaardigd over deze invulling van de gemaakte afspraken, maar de melder wil het hier bij laten. Er is door de acties al veel meer schade ontstaan dan Koen had gewild. De vertrouwenspersoon voelt zich klem zitten. Hij belt mij: dit voelt niet goed. Moet ik de vertrouwelijkheid doorbreken?”

Het is één van de onderdelen van het protocol dat - wanneer je de vertrouwelijkheid wil doorbreken - je vooraf spart met een derde. Het telefoongesprek met mij is dus een logische stap. Al sparrend trekt de vertrouwenspersoon de conclusie dat de vertrouwelijkheid doorbreken toch wel erg heftige gevolgen kan hebben: zowel voor Koen als voor de positie van de vertrouwenspersoon.

Daarnaast helpt het de vertrouwenspersoon dat we de twee afspraken uit elkaar trekken en dat we ons richten op het belangrijkste doel van de melder: Koen wil niet dat hij straks verantwoordelijk wordt gesteld en in de problemen komt, omdat het getal van honderd geregistreerde ondersteuners, volgens de aanvraag, van hem lijkt te komen.

‘Straks zijn over twee jaar alle betrokkenen weg en krijgt Koen het op zijn dak. Dat kan toch niet waar zijn?’ Ook voor de vertrouwenspersoon zou dit scenario onverteerbaar zijn. Ik vraag wat er is vastgelegd over het viergesprek met de directeur en de twee toen gemaakte afspraken. Daar waar de organisatie anders uitblinkt in dossiervorming, blijkt hierover alleen mondeling te zijn gecommuniceerd en is er niets vastgelegd.

Ik adviseer in elk geval iets aan dossiervorming te doen, door alsnog een mail te sturen naar de directeur, waarin zij bedankt wordt voor het serieus nemen van de melder, door het organiseren van een bijeenkomst op de betreffende datum en de gemaakte afspraken. Die afspraken kunnen dan in de mail worden geciteerd.

Uiteraard spar je eerst met melder over deze mogelijkheid. Koen wilde immers absoluut niets meer doen. Je brengt de voordelen en de nadelen van deze mogelijkheid in kaart, je kijkt nog eens naar de andere keuzemogelijkheden en helpt melder een keuze te maken. De vertrouwenspersoon denkt dat de melder dit voorstel wel zal omarmen en ook voor de vertrouwenspersoon vervalt hiermee de grootste gewetensnood en de noodzaak om de vertrouwelijkheid te doorbreken. Bij de vertrouwenspersoon integriteit ligt er ook iets meer mogelijkheid om een stukje regie over te nemen.

Is alles nu opgelost en is dit de ideale werkwijze?

De melder heeft een redelijk vermoeden van een integriteitsschending en hij meldt dit met behulp van de vertrouwenspersoon bij de directeur. Zij kiest voor een gesprek met alle partijen waar 2 harde afspraken worden gemaakt. Beide afspraken worden niet nagekomen. De melder wordt niet beschermd. In tegendeel hij komt extra klem te zitten door ongewenste omgangsvormen vanuit de leidinggevende. De melder heeft allang spijt van al zijn acties. Door deze afloop komt de vertrouwenspersoon in gewetensnood en hij wil de vertrouwelijkheid doorbreken. Maar daardoor zou de melder die al ‘dubbel klem zit’ ook nog door de vertrouwenspersoon beschadigd worden. Is het volgen van de eigen gewetensnood de derde beschadiging van de melder waard?

De vertrouwenspersoon concludeert dat hij de vertrouwelijkheid niet moet doorbreken

Deze afloop verdient zeker geen schoonheidsprijs, maar het lijkt wel het hoogst haalbare in deze schrijnende situatie.

De vertrouwenspersoon kan er mee uit de voeten en ik hoop de melder ook.

Hartelijke groet,

Marcel van Oss
Directeur/ trainer

Van Oss & Partners www.opleidingvertrouwenspersoon.nl

Volg ook het laatste nieuws: LinkedIn

Zoek een extern vertrouwenspersoon

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

* verplicht

LVV Tweets

  1. @LVV De LVV ziet meer in de inzet van vertrouwenspersonen die opvang, ondersteuning en begeleiding geven aan melders, da… https://t.co/m05GRGwTB6
  2. @LVV Meldplicht is niet waar slachtoffers op zitten te wachten. Zij willen een goede opvang van vertrouwenspersonen en z… https://t.co/AdQcXFSHjl