Ik ken niet de gehele context, maar een van de allereerste stappen die een leidinggevende doorgaans zet, is de andere kant van het verhaal horen: “Khadija Arib dit komt ons ter ore, wij horen heel graag jouw kant van het verhaal.” De twee anonieme meldingen schijnen al sinds begin juli bij Bergkamp te liggen, eind september moet Arib in de media lezen dat er een onderzoek naar haar wordt verricht. Het is invoelbaar dat dit door Arib wordt ervaren alsof ze voor de bus is gegooid. Ook een beschuldigde heeft recht op zorgvuldigheid en veiligheid en mag niet vogelvrij zijn. Niemand is schuldig tot het tegendeel wordt bewezen. Daarnaast hebben anonieme brieven niet de status van een ‘klacht’, maar die van een ‘signaal’. Dit lijkt meer op een trial by media dan een zorgvuldig ‘meldingsproces’. Arib voelt zich hierdoor in haar waardigheid aangetast.

Medewerkers hebben recht op een veilige werkplek

De 650 ambtenaren in de Kamer hebben recht op een veilige werkplek. Als medewerkers zich onveilig voelen, dan moeten zij de veiligheid voelen om iemand in vertrouwen te raadplegen, het ter sprake te brengen, een signaal af te geven of zelfs een klacht in te dienen, zonder vrees voor wraak of nadelige gevolgen. Er moet naar hen worden geluisterd. Ook wanneer Arib de opdracht krijgt om te reorganiseren en de teugels aan te trekken. Reorganisaties leiden nogal eens tot arbeidsconflicten. In dit soort processen zien we ook vaak dat arbeidsconflicten en ongewenste omgangsvormen door elkaar heen lopen en soms valt moeilijk te bepalen in welke mate het gaat over een arbeidsconflict en in welke mate sprake is van ongewenste omgangsvormen. Laat er geen misverstand over bestaan, reorganisatie, hoge werkdruk of taakconflict zijn nooit een legitimering voor ongewenste omgangsvormen.

Medewerkers die ongewenste omgangsvormen ervaren worden talloze keuzemogelijkheden aangereikt om te komen tot herstel van een veilige werkplek. Melders kunnen tevens een klacht indienen via de bestaande klachtenprocedure. Dat is een grote, vergaande stap voor de klager met grote impact voor de klager en de aangeklaagde. Een klacht kun je niet anoniem indienen. Er moet immers recht gedaan worden aan zowel de klager als aan de aangeklaagde. Deze kwestie roept de vraag op: sinds wanneer leiden anonieme klachten tot een feitenonderzoek naar één persoon? In dit geval zou hooguit een signalenonderzoek kunnen worden gedaan. Dat is een mooie mogelijkheid als melders zich niet veilig voelen om uit de anonimiteit te treden. Het signalenonderzoek is vertrouwelijk en zonder arbeidsrechtelijke consequenties. 

Waarom nu?

Ik lees dat er al veel eerder vele signalen waren over Arib. Waarom heeft er toentertijd dan geen signalenonderzoek plaatsgevonden? Waarom nu?In de media komen meer en meer verhalen naar voren die een beeld geven van jarenlange ongewenste omgangsvormen. Er zijn meldingen gedaan bij OR en het presidium. Als er al gesprekken plaats vonden, dan bleven ze zonder gevolgen en zonder aanpassing van gedrag van Arib.

Drama met alleen verliezers

Als een signaal of melding over ongewenste omgangsvormen of ongewenst gedrag niet of niet adequaat door een organisatie wordt opgepakt, als leidinggevende eerder gefaald heeft in het zorgdragen voor een veilige werkplek of als een vermeende veroorzaker van dergelijk gedrag zich daarop niet laat aanspreken of corrigeren en zijn gedrag niet aanpast en als medewerkers vanuit de organisatie onvoldoende veiligheid ervaren om dat bespreekbaar te maken of te melden, dan zie je iedere keer dat het gaat rotten en uiteindelijk gruwelijk ontploft. Denk aan The Voice. De schade is dan niet meer te overzien.

Dit drama heeft alleen maar verliezers. Het toont eens te meer aan hoe noodzakelijk het is dat er een helder protocol is over hoe organisaties moeten handelen in dit soort gevallen: wat zijn de te nemen stappen, op welk moment moeten de diverse betrokkenen worden geïnformeerd en hoe wordt ieders veiligheid zoveel mogelijk in bescherming genomen? Hoe doe je zo goed mogelijk recht aan de rechten en belangen van alle belanghebbenden? Als je anonieme beschuldigingen behandelt moet je dat heel goed kunnen beargumenteren, temeer omdat het vaak onvermijdelijk reputatieschade aan de beschuldigde doet.

Escalatieladder voor leidinggevenden

Hoewel de situatie in de politiek een andere is als in het bedrijfsleven, wil ik in deze column het belang van het gebruik van de escalatieladder bij het binnenkomen van (anonieme) meldingen onderstrepen. Het is verre van makkelijk als leidinggevende om bij een melding van ongewenste omgangsvormen recht te doen aan de rechten en belangen van alle partijen en dus aan het eigen beleid, de procedures, de wet en de context.

Daarom schreven wij een escalatieladder voor leidinggevenden. Het is geen gegarandeerd recept voor een goede afwikkeling. Het biedt leidinggevenden wel een rijkdom aan handvatten om het precaire proces stap voor stap goed af te wegen en te doorlopen.

Het beleid ongewenste omgangsvormen werkt alleen als iedere speler zorgvuldig zijn rol speelt in het omgaan met een melding. Alleen dan kan het veiligheid bieden aan de melder(s), aan degene die beschuldigd wordt en ook aan de leidinggevenden. Met het beleid ongewenste omgangsvormen en de escalatieladder willen we juist voorkomen dat iemand voor de bus wordt gegooid. Dus noch de beschuldigde, noch het bevoegd gezag (dat beslist over de aanpak van de melding) en al zeker niet de melders. Wat elke leidinggevende minimaal dient te weten over ongewenste omgangsvormen leren zij in onze e-learning voor leidinggevenden. Daarin is vanaf heden ook de escalatieladder voor leidinggevenden opgenomen.

Hieronder lees je de informatie over het signalenonderzoek. Het is een van 27 keuzemogelijkheden uit de escalatieladder voor leidinggevenden.

SIGNALENONDERZOEK IN OPDRACHT VAN DIRECTEUR

Een signalenonderzoek is een onderzoek naar meldingen (geen klachten), veelal mondeling, waarin melders hun ervaringen van ongewenste omgangsvormen uiten over het gedrag van een collega of leidinggevende. De signalen komen vaak binnen via een vertrouwenspersoon, OR of andere collega’ (maar het kan ook via een leidinggevende).

Je kiest met name voor een signalenonderzoek als je aanwijzingen hebt dat er iets aan de hand is, maar niet weet wat precies en ook niet wie daar bij betrokken is/zijn. Veelal betreft het de cultuur van een afdeling of organisatie. Wil je meer te weten komen over wat er speelt en kunnen duiden waar het over gaat, dan is een signalenonderzoek een goede optie. Als het lukt om meer zicht te krijgen op wat er aan de hand is, kun je aan de slag te gaan om verandering in de situatie aan te brengen. Vanuit een signalenonderzoek kunnen er echter geen arbeidsrechtelijke maatregelen genomen worden. Het is immers geen klachtonderzoek met hoor en wederhoor, erop gericht om vast te stellen wat er precies is gebeurd (waarheidsvinding) en of de door de klager gestelde feiten (in objectieve zin) aannemelijk zijn.

Bij een signalenonderzoek gaat het (in principe) niet om waarheidsvinding zoals in een klachtenonderzoek, waarbij de personen die gehoord worden standaard met naam en toenaam meedoen. Bij een signalenonderzoek wordt met de melders (in principe) op anonieme basis gesproken en wordt hen die anonimiteit vooraf toegezegd. Wel is het signalenonderzoek er op gericht om er achter te komen of en wat er aan de hand is en in welke omvang en worden de signalen geduid.

Bijvoorbeeld: verschillende melders hebben aangegeven dat er volgens hen sprake is van intimiderend gedrag op de afdeling en noemen daarvan een aantal concrete voorbeelden. Het gaat hier dan niet om één persoon die iets als ongewenst heeft ervaren maar meerdere personen. Dan lijkt het er op dat sprake is van intimiderend gedrag. Maar of dat ook zo is en om dit daadwerkelijk te kunnen vaststellen en arbeidsrechtelijke maatregelen te kunnen nemen is nader onderzoek (waarheidsvinding) vereist, met hoor en wederhoor. Voor dit nader onderzoek zullen medewerkers dan bereid moet zijn hun medewerking te verlenen, maar dan niet op anonieme basis.

Omdat er bij meldingen/signalen meestal niets op papier staat, wat bij een klacht wel het geval is, zullen melders in eerste instantie niet meer dan in algemene bewoordingen zeggen wat er aan de hand is, zonder precies de concrete situatie te beschrijven. Voorts willen melders meestal niet dat hun identiteit bekend wordt gemaakt bij de persoon tegen wie de melding zich richt. Zoals hiervoor gezegd gaat het bij een signalenonderzoek om het vertellen van wat en hoe men het een en ander heeft ervaren. Dat zijn (in juridische zin) geen feiten. Dat betekent echter niet dat een signalenonderzoek niet zorgvuldig moet gebeuren.

Het kan ook zijn dat bij een signalenonderzoek wel degelijk de signalen in de richting van een of meerdere bepaalde personen wijst/wijzen. In dat geval is het belangrijk dat degene(n) tegen wie de meldingen zich richt(en), van meet af aan worden betrokken bij het signalenonderzoek en met hen daarover wordt gecommuniceerd en waarbij zij ook in de gelegenheid worden gesteld een reactie te geven op datgene wat de medewerkers hebben ervaren.

Vanuit het eindrapport van een signalenonderzoek kan de directeur geen arbeidsrechtelijke maatregelen nemen, hij kan wel met de vermeende lastveroorzaker(s) het gesprek aangaan. Denk aan het eerder genoemde coachgesprek, aanspreken op vermeend gedrag of correctiegesprek:

“Ik heb een aantal ervaringen van medewerkers waarover ik graag met je in gesprek wil.”
Dit biedt de partijen een kans om langs informele weg tot een oplossing te komen. Wanneer vermeende lastveroorzaker dit niet wil of alles ontkent, dan kun je als directeur aangeven:

“Ik prefereer dat wij er middels gesprek op informele wijze uit komen, wanneer je hier niet voor open staat dan rest ons niets anders dan de formele weg en te bezien of we een feitenonderzoek kunnen instellen. Dit betekent dat we het moeten juridiseren.”
Na afloop van het signalenonderzoek kan dus een nader onderzoek worden ingesteld tegen die persoon of personen. Dat is dan een feitenonderzoek, wat in principe door andere onderzoekers wordt gedaan. En waarbij melders dan met naam en toenaam verklaren wat er volgens hen is gebeurd (waarheidsvinding).

De ervaring leert dat vanuit een signalenonderzoek bij melders de bereidheid kan ontstaan om mee te werken aan een feitenonderzoek, omdat melders zich serieus genomen voelen door het signalenonderzoek en zich realiseren dat zij niet alleen staan.

 Voordelen:

• Zicht krijgen op wat er aan de hand is en op de omgangscultuur
• Beter zicht op de situatie en daarop de beste passende aanpak vaststellen
• Onafhankelijk
• Onderzoekers zijn toegerust om de situatie boven tafel te krijgen
• Het biedt kansen om met de veroorzaker in gesprek te gaan (bijvoorbeeld correctiegesprek, coaching) om bewustwording en bijstelling van ongewenst gedrag te realiseren, zonder allerlei juridische procedures

Nadelen:

• Investering in tijd en kosten
• Kan als bedreigend worden ervaren door vermeende lastveroorzaker
• Er kunnen geen arbeidsrechtelijke maatregelen genomen worden
• Risico ‘wandelgangen’ en stemmingmakerij

Hartelijke groet,
Marcel van Oss

Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON
www.opleidingvertrouwenspersoon.nl
Stuur eventuele reactie naar Marcel van Oss: info@trainingvanoss.nl