Loek vervolgd: “Ik heb zeker waardevolle ondersteuning van Greta gehad de afgelopen jaren. Tegelijkertijd gaf ik regelmatig aan, ‘dit heb ik in de opleiding anders geleerd’! Dan zei Greta: ‘jongen, in de praktijk werkt het allemaal anders, daar kom jij nog wel achter’.

Greta gaf bij mijn start drie jaar geleden ook aan: ‘zaken van seksuele intimidatie kun jij als man maar beter doorverwijzen naar mij. Mannen snappen het niet altijd. Dat heb ik zelf ooit ervaren’.” Loek vond dat meteen al vreemd. In zijn ogen heeft de melder de regie en maakt de melder zelf die keuze. Maar hij wilde Greta niet meteen voor het hoofd stoten.

Spoor bijster

“Nu ben ik het spoor bijster” zegt Loek, “maar de laatste bij wie ik nu terecht kan, is bij mijn collega vertrouwenspersoon.”

Wat is er aan de hand. Loek schetst de situatie: “Ik sta een melder bij als vertrouwenspersoon. Ik heb een collega die de andere cliënt bijstaat, de persoon die de grenzen van mijn melder terugkerend overschrijdt. Nu heeft HR ons om advies gevraagd. In de mail aan ons schetst HR het conflict en dat HR weet dat wij of in ieder geval één van ons beiden in gesprek is over hetgeen zich voor heeft gedaan. Mij gaf deze mail een onprettig gevoel. Hoezo samen een advies geven ‘over de gewenste route."

Voordat ik hier met Greta over heb kunnen spreken, heeft zij op eigen houtje een reactie gemaild aan HR dat zij met mij zou afstemmen en wij tot een advies zouden komen. Daarmee heeft Greta mij gepasseerd, want als zij met mij had overlegd had ik kunnen aangeven dat ik daar anders over denk. Vervolgens vroeg Greta mij of ik nog met mijn melder had overlegd en of ik zou kunnen bespreken dat ik mijn vertrouwelijkheid ga doorbreken om met Greta over de casus te spreken. Maar dat ben ik niet van plan. Wat is de meerwaarde hiervan? Haar cliënt heeft haar verhaal en mijn melder zijn verhaal. Greta staat haar cliënt bij en ik de mijne. Als vertrouwenspersonen hebben wij een verschillende analyse en kijk op het verhaal vanuit wat onze cliënten ons hebben verteld. Haar cliënt wil mediation en voor mijn melder is dat een gepasseerd station. HR wil ook mediation inzetten.”

Dwang

“Greta wil nu dat we een driegesprek hebben met de externe vertrouwenspersoon, waarin we ook de verschillende perspectieven van onze cliënten op tafel leggen. Ook dat vind ik niet kunnen. Ik vind dit uiterst onaangenaam. Greta ‘dwingt’ mij bijna om met de externe vertrouwenspersoon te gaan praten. Als ik niet mee wil gaan, ben ik de dwarsligger. Ik heb Greta nogmaals duidelijk gemaakt dat ik dit allemaal buiten de kaders van mijn functie vind gaan. Dat ik vanwege de opvangrol die ik richting melder heb, ik geen adviserende rol richting HR op mij kan nemen. Ook vind ik dat Greta mijn vertrouwelijkheid richting mijn melder niet respecteert.”

Je bent het spoor bijster

Greta reageert hierop fel en vol onbegrip: “De organisatie vraagt van ons dat wij de-escaleren. Ik had gehoopt dat je nu je wat langer meedraait dit toch zou begrijpen. Niemand is gediend bij escalatie. Je moet als vertrouwenspersoon snappen waar je je grenzen legt. Je zit immers tussen twee vuren en moet zuiver kunnen optreden, zowel als begeleider van een organisatie én als adviseur van de hulpzoeker. Je moet je bewust zijn van je rol. Je bent een klankbord voor zowel de werknemer als de organisatie. Je moet je nuchter opstellen, als iemand die de situatie kan opvangen zonder te escaleren. Als neutrale persoon die de directie of HR adviseert om tot een oplossing te komen die alle partijen past. Zonder oordeel! We hoeven ons niet door opleidingsbureaus of door de LVV de les te laten lezen! Ik had van jou meer functievolwassenheid verwacht, in plaats van je zo rigide vast te houden aan de opleiding. Wat ze daar zeggen is ook maar een mening. Je bent het spoor bijster! Ik doe het al jaren zo en ik boek daarmee uitstekende resultaten, dat wordt hier gewaardeerd! Jij zit gewoon te strak in jouw velletje.”

Buiten de kaders van de functie

Loek is nu benieuwd wat ik ervan vind. Ik val verbaasd van mijn stoel. Greta treedt op vele terreinen buiten de kaders van haar functie van vertrouwenspersoon. Hoe kan een gecertificeerde vertrouwenspersoon zo ‘vervormen’ en na jaren ervaring er een geheel eigen werkwijze op nahouden??

Loek ziet het scherp en ik kan zijn oordeel alleen maar onderschrijven.

1. Het bijstaan van een vermeende veroorzaker is niet je taak als vertrouwenspersoon en kent vele risico’s. Vaak leidt het tot  conflict tussen beide vertrouwenspersonen. Dat zie je ook in dit voorbeeld
   Uiteraard weet je niet altijd van tevoren of je melder de vermeende lastveroorzaker is. Juist omdat ieder een eigen verhaal heeft. Maar wanneer dit eenmaal duidelijk is dan zou je moeten kunnen doorverwijzen naar een begeleider beschuldigde. Lees meer over begeleider beschuldigde
2. De opvangrol en adviserende rol mag je niet vermengen. Wanneer je als vertrouwenspersoon nog in de opvangrol zit met de melder, dan kun je niet tegelijkertijd een adviserende rol vervullen. Dan moet je voor de adviserende rol doorverwijzen naar een vertrouwenspersoon die niet bij de casus is betrokken. In deze organisatie de externe vertrouwenspersoon,  die kan wel de adviserende rol vervullen.
3. Om vertrouwelijkheid te doorbreken moet je zwaarwegende redenen hebben. Het moet gaan om zware strafbare feiten waarmee jij als vertrouwenspersoon in gewetensnood komt. Daar is hier geen sprake van. Wanneer dit wel het geval is, volg je altijd het protocol vertrouwelijkheid doorbreken.  
4. Het is helemaal ‘not done’ om vertrouwelijkheid richting melders te doorbreken en vervolgens als vertrouwenspersonen samen in conclaaf te gaan om tot een gezamenlijk advies te komen richting HR. En al helemaal niet daar waar de een de lasthebber ondersteunt en de ander de vermeende veroorzaker. Hoe zou je dit überhaupt kunnen verkopen richting je melder? De melder heeft de regie, jij neemt die als vertrouwenspersoon niet over.
5. De-escalatie, hoe mooi kan het zijn als dit het resultaat is van je werk. Maar….. het is noch je taak, noch een heilig doel. Als vertrouwenspersoon adviseer je noch stuur je de melder. Je brengt de doelen van de melder in kaart en je geeft overzicht van de keuzemogelijkheden van de escalatieladder en helpt de voor- en nadelen van die keuzes op tafel te krijgen, zodat de melder in staat is een eigen passende keuze te maken. De-escaleren is ook niet iets wat een organisatie van een vertrouwenspersoon kan vragen.

Loek vraagt zich af of hij nog wel langer vertrouwenspersoon wil blijven: “Het is vechten tegen de bierkaai om de kaders van de functie te borgen. Greta is voor mij geen inhoudelijk gesprekspartner. We begrijpen elkaar niet. Het wordt me door de strot geduwd. Wanneer je je zelfs niet meer veilig voelt bij je collega vertrouwenspersoon, dan wordt je functie van vertrouwenspersoon wel erg eenzaam!”

Wie is hier het spoor bijster?

Wil je reageren mail me dan: info@trainingvanoss.nl

Hartelijke groet,
Marcel van Oss
Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON

www.opleidingvertrouwenspersoon.nl