Eva is al enige jaren intern vertrouwenspersoon in een snel groeiend bedrijf. Bo is aangetrokken als nieuwe directeur HR. Na een eerste plezierige kennismaking met Bo, botert het in de praktijk toch niet echt. Het wordt allemaal zakelijker. Eva staat voor haar melder(s).

Eva staat nu Lia bij. Eva gaat als vertrouwenspersoon mee ter ondersteuning in het gesprek met leidinggevende en HR. Eva doet de aftrap in het gesprek en vertelt dat zij vorige week dinsdag Lia voor het eerst ontmoet heeft en haar verhaal heeft gehoord. Eva vertelt dat zij door Lia is meegenomen in de gang van zaken rondom een ziekmelding en daarop de waarschuwing door leidinggevende. Eva schetst dat Lia na tien jaar nog altijd in een rouwproces zit en dat de sterfdag van haar man een belangrijke dag is. En dat Lia daarom niet voldaan heeft aan de verplichte jaarlijkse teambijeenkomst op die dag, en zich ziek heeft gemeld.

Lia heeft de vertrouwenspersoon ingeschakeld omdat zij geen veiligheid ervaart door de houding van de leidinggevende. Lia vertelt Eva: “hij verstaat me niet en begrijpt mij niet, als ik vertel over mijn man en dat ik hem nog elke dag mis.” Hij zegt gewoon dat dit na tien jaar geen reden om niet naar de teambijeenkomst te komen. Lia is laag opgeleid, zenuwachtig, kan moeilijk uit haar woorden komen en zit vaak vol emotie. Leidinggevende verhief zelfs zijn stem toen zij herhaalde dat ze écht niet kon komen.  Eva vindt dat zij als  vertrouwenspersoon moet zorgen dat  er weer een machtevenwicht aan tafel is. Aan de ander kant van de tafel zitten twee hoog opgeleide mannen die een zakelijke benadering hebben en geen last van emoties. Het gaat tenslotte niet over henzelf maar om de medewerker. Door die officiële waarschuwing naar aanleiding van ‘ongeoorloofde afwezigheid’ staat straks ook nog Lia’s baan op het spel! Lia wil de laatste jaren tot aan haar pensioen blijven werken.

Eva benoemt daarom nogmaals deze intentie van Lia en geeft aan dat zij namens Lia op zoek is naar een oplossing voor het conflict, omdat dit zowel in het belang van  werkgever als van werknemer is.

Eva heeft geprobeerd tijdens het gesprek de kant van het verhaal van Lia te belichten en de vastgezette standpunten van de leidinggevende over Lia te nuanceren en in een ander daglicht te plaatsen.

“Dit is rolvervuiling!” roept HR. “Naast de melder staan, is mijn taak!” roept de vertrouwenspersoon.
Ik zie een zichzelf versterkend actie-reactie systeem

De vertrouwenspersoon verlegt haar kaders omdat zij vindt dat HR te weinig veiligheid biedt aan de medewerker die klem zit. De vertrouwenspersoon ziet een leemte. HR ziet rolvervuiling. Het effect is dat beiden steeds meer tegenover elkaar komen te staan in plaats van een WIJ te vormen. De loopgraven liggen op de loer. Is er nog mogelijkheid de witte vlag uit te steken en in gesprek te gaan over wat in deze situatie nodig is en wat ieder vanuit eigen functie daaraan bij kan dragen?

Rolonhelderheid over en weer is voor iedereen fnuikend. Het is snel een aanslag op het vertrouwen en het keert zich tegen de eigen rol om bij te dragen aan een veilige werkplek. Het versterkt de verleiding en de gevoelde noodzaak bij Eva om buiten de kaders van haar functie te gaan omdat de machtsongelijkheid aan tafel er om ‘schreeuwt’ de belangen van de melder recht te doen.

Reflecteren

Nadat een casus geheel en al voorbij is kan het van waarde zijn om te leren van de situatie en te kijken naar ieders mogelijke rol.

Wat vraagt de situatie? Hoe doe je recht aan ieders rechten en belangen? Hoe had ieder die vanuit de eigen functie en mogelijkheden beter kunnen borgen? Wat is moreel juist? Waar bieden de kaders van je functie nog andere mogelijkheden?  Waar vlieg je als vertrouwenspersoon uit de bocht? Waarom? Welke leemte wilde je vullen in de driehoek HR-Vp-LG? Waar ligt welke verantwoordelijkheid en liggen welke taken?

Vertrouwenspersoon en HR zouden elkaar vaak beter kunnen aanvullen en versterken. Juist met het bewustzijn van ieders eigen kaders in de functie en het wederzijds respect daarvoor. Misschien is deze column een mooie gelegenheid om weer eens met HR om de tafel zitten en jullie fundament van samenwerking nog weer verder uit te diepen vanuit de win-win strategie.

Ik denk dat het ook van waarde is om mijn eerdere column over de rol van HR te lezen: 'Help HR bij haar zoektocht naar haar rol bij ongewenste omgangsvormen'

Vanuit de opleiding geven we mee dat de vertrouwenspersoon naast de melder staat.

Je doet geen waarheidsvinding, je hoeft niet objectief of neutraal te zijn. Je baseert op het verhaal en de emoties van de melder. Je bent als vertrouwenspersoon geen belangenbehartiger. Je kunt als vertrouwenspersoon wel ter ondersteuning meegaan naar een gesprek. Je staat dan naast de melder. Je neemt de regie niet over. Je kan hooguit een voorzet doen om melder te laten vertellen wat melder wil vertellen met betrekking tot het eigen verhaal en tot eigen doel en behoefte.

Uiteraard is er ook een andere kant van het verhaal. Het is aan de andere spelers op het veld om daar recht aan te doen. HR zou de rol van gespreksleider kunnen vervullen en erop toezien dat beide partijen uit de verf komen.

De vertrouwenspersoon is er voor ongewenste omgangsvormen en integriteit. Vaak zie je dat medewerkers ook bejegeningspijn ervaren bij gesprekken over het functioneren. Dat zij zich bijvoorbeeld  geïntimideerd voelen. De leidinggevende heeft zijn stem verheven. Hier kom je in het grijze gebied. Bejegening en taakconflict zijn door elkaar heen geweven. De vertrouwenspersoon is er wel voor het stuk ervaren ongewenste bejegening en niet voor het arbeidsconflict. In de nascholing voor VP gaan we daar nog weer dieper op in.

Extra lastig is dat het bij ongewenste omgangsvormen gaat over: gedrag dat als grensoverschrijdend of kwetsend wordt ervaren en tot doel of gevolg heeft dat medewerker zich niet langer veilig voelt.

Het mag duidelijk zijn dat het grijze gebied en deze krachtenvelden vakmanschap, reflectie en het terugkerend gesprek over ieders taak en verantwoordelijkheden vragen. Niet vanuit verwijt of gelijk hebben, maar vanuit ieders specifieke taak om vanuit de eigen functie bij te dragen aan het realiseren van een veilige integere werkplek voor iedere medewerker.

Kom uit de loopgraven!

Wil je reageren, mail me dan: info@trainingvanoss.nl

Hartelijke groet,
Marcel van Oss
Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON

www.opleidingvertrouwenspersoon.nl