"Heb ik goed gehandeld?"

december 2019

De vertrouwenspersoon mailt aan mij:“Ik zit op dit moment met een casus die veel vragen bij mij oproept. Na het overlijden van zijn man en een daaraan voorafgaande lange drukke periode  is Bart-onze HR manager- ziek geworden. Hij heeft zich ziek gemeld en de huisarts, bedrijfsarts, en inmiddels ook een psycholoog bezocht. De contactpersoon binnen ons  bedrijf is voor hem: Toke, een administratieve kracht op zijn afdeling HR.

Dit kan Bart er nu niet bij hebben
Echter, na een periode van een aantal weken, heeft Bart mij als vertrouwenspersoon benaderd. De reden hiervoor was dat Toke niet goed gereageerd had op het verzoek van Bart een afspraak te maken bij de bedrijfsarts. Volgens Bart heeft hij meerdere keren om een afspraak gevraagd en toen uiteindelijk de afspraak gemaakt was, is hij niet tijdig hiervan op de hoogte gebracht en moest hij naar een locatie die niet te bereizen was met openbaar vervoer, terwijl hij daar nu van afhankelijk is. Bart was helemaal overstuur omdat hij de afspraak niet op tijd kon halen.

Bovendien is het -tegenstrijdige- advies van de bedrijfsarts dat Bart eenmaal per week contact opneemt met het bedrijf (in dit geval dus Toke) om contact met zijn werk te behouden. Maar tegelijkertijd moet hij van de bedrijfsarts twee maanden lang alles wat met werk te maken heeft uitschakelen: geen laptop, email of telefoon.

Als Bart dan contact opneemt met Toke, krijgt hij alleen maar werk gerelateerde vragen. Daar voelt Bart zich allesbehalve goed bij. Daardoor is Bart zijn vertrouwen in Toke verloren. Hij voelt zich belaagd en onveilig en vraagt aan mij of ik zijn contactpersoon kan zijn.

Bart heeft in eerste instantie zijn manager, Peter, zelf een email geschreven met een aantal verzoeken. Hij heeft echter het gevoel dat hij door hem niet begrepen of gehoord wordt en mede daarom heeft hij mij benaderd. Dit kan Bart er nu niet bij hebben.

Mijn contact met de manager van Bart:
Bart verzoekt mij om zijn manager Peter te vragen geen direct contact meer met hem op te nemen op advies van de bedrijfsarts. Van Bart moet ik doorgeven dat Peter contact op kan nemen via mij of iemand anders die Peter denkt dat daar geschikt voor is. Bart verzoekt mij ook om Peter te vragen om Toke helemaal uit dit proces te halen omdat zijn vertrouwen in Toke geschaad is door het missen van de afspraak, en ook omdat Toke ondergeschikt is aan hem. Dit voelt voor Bart vreemd aan, hij gaat er immers vanuit dat hij later weer zal terugkeren op zijn werk en Toke dan weer zijn ondergeschikte is.

Ik heb Bart beloofd om hem hierin te begeleiden en heb Peter gebeld met de verzoeken van Bart. (Uiteraard heb ik eerst contact opgenomen met de casemanager van de Arbodienst over in hoeverre Bart het recht heeft om voor een andere contactpersoon te kiezen. Dat kon.)

En dan begint het moeizame. Peter weet totaal niets van de Arbowet en zijn plichten voor een zieke werknemer. Hij vindt het niet nodig om Toke uit dit proces te halen, want volgens hem levert zij goed werk tijdens de ziekte van Bart.

Ik heb nogmaals de Arbowet aan Peter uitgelegd, en ook eventuele nadelen voor ons bedrijf benoemd bij het niet correct naleven van onder meer de wet Poortwachter.

Ik heb ook nog de casemanager van de Arbodienst gesproken en heb uiteindelijk het Plan van Aanpak van het UWV dat door Toke verstuurd had moeten worden,verzonden. Dit was niet op tijd gebeurd.

Ik heb inmiddels een aantal e-mails gestuurd naar Peter om deze situatie goed uit te leggen maar hij blijft bij zijn standpunt: Toke is goed en zij blijft dus de contactpersoon.

Drie dagen geleden heb ik een telefonisch onderhoud gehad met Peter, want hij wilde meer weten over mijn rol als vertrouwenspersoon en mijn verantwoordelijkheden. Wederom blijkt hij weinig te weten. Ondanks alle uitleg en informatie krijg ik bij hem geen voet aan de grond.

Toke neemt het mij kwalijk
Vorige week hoorde ik van Bart dat hij nog contact heeft gehad met Toke. Bart heeft Toke verteld over het willen wijzigen vande contactpersoon. Voor mij was het een kleine opluchting dat Toke nu weet dat Bart regelmatig contact met mij opneemt en dat hij weet dat ik betrokken ben in het hele verhaal. Ik heb hierover kort gesproken met Toke. Zij neemt het mij erg kwalijk dat ik haar niet rechtstreeks heb ingelicht over de wens van Bart tot een andere contactpersoon. Ik heb haar duidelijk gemaakt dat ik als vertrouwenspersoon haar niet kon informeren vanuit de vertrouwelijkheid. Ik was er om naast Bart te staan.

Waar ik echter zeer over verbaasd ben is dat Toke op de hoogte is van wat er precies geschreven/gezegd is over haar rol en redenen om haar te vervangen als contactpersoon. Ik heb de indruk dat Peter mijn e-mails aan haar heeft doorgestuurd of met haar heeft besproken. Daar ben ik flink van geschrokken: dat een directeur HR de vertrouwelijkheid van het contact met zijn vertrouwenspersoon aan de kant schuift, met als gevolg dat ik nu in een allesbehalve prettige situatie ben beland. Heb ik goed gehandeld?

Klem
Ik maak een telefonische afspraak met de vertrouwenspersoon en stel haar veel vragen.
Bij het lezen van deze situatie zal het voor de meeste vertrouwenspersonen helder zijn dat de vertrouwenspersoon hier ver buiten de kaders van haar rol gaat. Wat mij bezighoudt: hoe kon dat nou gebeuren? Hoe kan een vertrouwenspersoon in de praktijk de kaders van de rol zo veruit het oog verliezen? De vertrouwenspersoon wordt benaderd door een collega die volledig klemzit en ten einde raad is. Het is begrijpelijk dat je dan die persoon wilt helpen. De persoon in nood is bovendien een goede collega. Het water staat hem tot aan de lippen. Zijn man is onlangs overleden. Zo iemand laat je vanzelfsprekend niet in de kou staan? Het kan je zomaar gebeuren dat dan ‘de redder’ in jou naar boven komt. Je belandt in de dramadriehoek. Je verlaat de kaders van je rol als vertrouwenspersoon, met alle schadelijke gevolgen van dien. De vertrouwenspersoon neemt hier de rol van redder en belangenbehartiger aan. Zij neemt in dit geval de regie van Bart (het slachtoffer)over. Zij gaat met iedereen in gesprek en gaat allerlei dingen regelen. Aan de manager (de aangeklaagde) wil zij het beleid uitleggen en de rol van de vertrouwenspersoon. Dat wordt lastig, als je zelf geen helder beeld meer hebt van je eigen rol. Uiteindelijk wordt de vertrouwenspersoon door niemand gehoord, gezien en begrepen. De vertrouwenspersoon komt zelf volledig klem te zitten en landt aan in de rol van slachtoffer.

Wat had de vertrouwenspersoon wèl kunnen doen? Zij had alle ruimte kunnen geven aan het verhaal en de emoties van de melder, Bart. Zij kan doorvragen of in dit geval ook nog integriteitskwesties of ongewenste omgangsvormen spelen waar de melder last van heeft en vragen of de melder wil dat hier ook iets mee gebeurt. Vervolgens kan de vertrouwenspersoon het kernprobleem van de melder zo goed mogelijk proberen te verwoorden, zodat de melder zich volledig gezien en gehoord voelt. Check of je het juist weergeeft en of het nog aanvulling behoeft. Stel in dit geval vast dat het in de kern niet gaat over ongewenste omgangsvormen en integriteit. Stel samen vast dat er bij de melder wel een dringende vraag is naar ondersteuning. Als vertrouwenspersoon kun jij die ondersteuning echter niet bieden. Als vertrouwenspersoon moet je niet vanuit je drijfveer om te ‘redden’ de rol van contactpersoon of van een belangenbehartiger op je nemen. Je kunt wel met de melder in kaart brengen welke ondersteuning hij nodig heeft en wie deze ondersteuning zou kunnen bieden. Je neemt dus rustig de tijd voor een adequate doorverwijzing. Zorg dat melder de best passende ondersteuning en belangenbehartiging vindt. Spring echter nooit zelf in dat gat. De ‘onbegrensde’ rol die deze vertrouwenspersoon in de organisatie oppakt, wordt niet begrepen en veroorzaakt conflict.
Bovenal zet je jezelf als vertrouwenspersoon KLEM.

Hartelijke groet
Marcel van Oss
Directeur/ trainer van Oss & Partners
www.opleidingvertrouwenspersoon.nl

Terug naar het overzicht
Zoek een extern vertrouwens­persoon
Social media
  1. @LVV Op 21 april gaat LVV voorzitter Inge te Brake in gesprek met Alie Kuiper over een ILO Verdrag over de aanpak van ge… https://t.co/MqOr54AlUw
  2. @LVV NIEUW IN ONZE ACADEMIE: Webinar Van ongewenst gedrag naar vertrouwen op de werkvloer. Heeft u deze live uitzendin… https://t.co/1sQ3u14JHJ
  3. @LVV Heeft u onze nieuwsbrief van maart al gelezen? Hij is weer goed gevuld met informatie, nieuws, opiniestukken en tip… https://t.co/U23ino5Lq4
Wilt u lid worden?

Het lidmaatschap staat open voor personen die als vertrouwenspersoon in of voor een arbeidsorganisatie werken. Dit lidmaatschap betreft een persoonlijk lidmaatschap. Uw organisatie is dus geen lid van de LVV, u bent zelf lid. Aanmelden en opzeggen is daarmee ook uw eigen verantwoordelijkheid.

Meer informatie