1. Home
  2. Bibliotheek
  3. Nieuws
Volg ook het laatste nieuws: LinkedIn

Opvangrol schuurt met adviserende rol - opinie

'Better let as net' (beter laat dan niet) mailde een Friese vertrouwenspersoon mij. ‘Bij deze mijn dilemma op papier. Dank voor je uitgebreide en goede advies.’

De casus:

“Een leidinggevende heeft met mij contact gehad over een conflict tussen twee medewerkers. Hij heeft dit -mede met behulp van mijn adviezen- zelf opgepakt. Vervolgens kwam een hele tijd later een van deze medewerkers met het verzoek om met mij te praten als vertrouwenspersoon. Ik wist niet waarover het ging, maar het kon best wel eens een relatie met die situatie hebben. Wat nu?”

 

Mijn aanpak:

Ik ben als vertrouwenspersoon ook adviseur voor de leidinggevende. Toen ik me voorstelde bij alle - en dus ook deze - leidinggevenden, heb ik aangegeven dat mijn adviesrol voor hen soms kan knellen met mijn opvangrol richting de medewerker. En dat, als het er op aankomt, deze laatste rol voorgaat.

Echter, nu heb ik advies gegeven aan de leidinggevende, maar heb daarbij over het hoofd gezien dat een tijd later de medewerker bij me zou kunnen komen over dit onderwerp.

Mijn dilemma: de opvangrol gaat voor. Maar het invullen hiervan wordt heel vervelend, als ik eerst de leidinggevende in dezelfde situatie heb geadviseerd en de leidinggevende vervolgens te horen krijgt van de opvangrol (bijvoorbeeld doordat de medewerker mij bij een gesprek wil hebben). Want dan gaat opvang voor. En vervolgens is het dan de vraag of ik de medewerker wel goed kan bijstaan, nu ik weet heb van bepaalde zaken. Het is bovendien niet de rol van de vertrouwenspersoon om aan waarheidsvinding te doen; niettemin heb ik in deze situatie al voorkennis.

Daarom was het voor mij helder dat wanneer deze persoon in deze situatie nog met mij wil spreken, ik bij voorkeur ga doorverwijzen. Op voorhand doorverwijzen zou mij echter een gek gevoel geven en voor de medewerker leiden tot vragen: ‘waarom doet hij dat?; wat weet hij wellicht meer?’

Dus ben ik toch het gesprek aangegaan.

Voordat je me wat vertelt

Ik ben het gesprek met de medewerker ingegaan met een zorgvuldig voorbereide inleidende tekst:

'Voordat je me vertelt, wat je waarschijnlijk/wellicht wilt vertellen, graag eerst aandacht voor het volgende: Ik ben vertrouwenspersoon en trainer/coach en adviseur voor medewerkers en management. Voor mij is het essentieel om altijd in strikt vertrouwen te werken en als ik een medewerker help vanuit mijn opvangrol, wil ik volledig naast hem kunnen staan. Ik heb vanuit mijn adviesrol contacten met je leidinggevende. We weten beide nog niet of er een relatie ligt met wat je me wilt vertellen, maar het kan zo zijn dat het niet verstandig voor je is om in dit geval mij als vertrouwenspersonen te hebben. Dit dilemma wil ik nu met je delen voordat je me vertelt wat je wilt vertellen.

Wanneer het gaat over het geval waar ik al mijn adviesrol heb vervuld richting manager kan het namelijk beter zijn dat je je verhaal met een andere vertrouwenspersoon deelt (die hebben we ook in onze organisatie). Voor mij, jou, de leiding en de organisatie is het van groot belang om de rollen heel zuiver te houden, juist omdat het belangrijk is dat een medewerker een vertrouwenspersoon krijgt, die in alle opzichten volledig naast hem/haar kan staan.'

 

Zuiverheid

Het was heel goed dat ik dat vertelde. De medewerker gaf aan mij terug dat hij het heel fijn vond dat ik deze helderheid gaf en dit motiveerde, juist vanuit de zuiverheid van de rol en de steun die voor de medewerker in kwestie zo van belang is. Hij ervoer hiermee de ruimte om nog te kiezen voordat ik nog maar iets wist. En dat voelde goed voor hem. Het dilemma delen op voorhand - zonder in detail te zijn betrokken in de inhoud -is dus heel belangrijk, want zo blijf ik mijn rol zuiver vervullen en geef ik de medewerker gelegenheid om te kiezen.

Ik heb daarnaast nog meer gedaan in mijn rol als vertrouwenspersoon. Als vertrouwenspersoon vervul je naast deze rol nog vele andere rollen, zeker als je adviseur bent op persoonlijk vlak. Daardoor kun je veel betekenen voor de mensen in de organisatie. Soms kunnen er echter conflicterende belangen ontstaan. Het is belangrijk om voor jezelf de zuiverheid van je rol te bewaken, maar ook is het belangrijk om anderen te informeren dat al deze rollen soms met elkaar conflicteren. Kortom: het is belangrijk om management en medewerkers er bewust van te maken hoe de verschillende rollen van de vertrouwenspersoon in de praktijk met elkaar kunnen conflicteren.

Vanuit onze adviesrol als vertrouwenspersoon, heb ik besloten dat we hier nu extra aandacht aan besteden richting het management, door op een bijeenkomst voor alle managers hier kort wat over te vertellen. Ook nemen we er een passage over op in ons jaarverslag.

 

Nawoord Marcel van Oss:

Het combineren van je opvangrol en adviserende rol kan soms erg lastig zijn. Het vraagt allereerst om dit in de wereld te zetten vanuit je informerende rol. Uiteraard doe je dit richting de medewerkers, maar zeker ook richting de leidinggevenden. Dit alles begint met het opbouwen van een goede samenwerkingsrelatie met alle leidinggevenden en het onderhouden hiervan.

We verzorgen  terugkerend een tweedaagse geaccrediteerde nascholing opbouwen samenwerkingsrelatie met leidinggevenden en hen adviseren, waarbinnen er alle aandacht is voor het opbouwen van deze samenwerkingsrelatie en daarnaast voor de kunst van het adviseren. Er zijn nog enkele plaatsen voor deze nascholing op 6 en 13 april in Zwolle.

In het kader van je 2 hoofdtaken -je opvangrol en je adviserend rol- leert dit voorbeeld ons dat het van groot belang is,  hier in je informerende rol aandacht aan te besteden, zowel richting de leidinggevenden als richting de medewerkers. Daarnaast is het belangrijk dat je als vertrouwenspersoon kunt doorverwijzen naar een collega-vertrouwenspersoon. Daar waar deze niet voorhanden is, zou je in de voorkomende gevallen moeten kunnen doorverwijzen naar een externe vertrouwenspersoon. Het is van belang dit vooraf goed met de organisatie te regelen. Ook na de nascholing, kun je in je praktijk als vertrouwenspersoon plotseling voor een dilemma komen te staan, zoals hierboven omschreven. Dan helpt het als iedereen de kaders van de functie van vertrouwenspersoon kent!

Volg ook het laatste nieuws: LinkedIn

Zoek een extern vertrouwenspersoon

Wilt u maandelijks onze nieuwsbrief ontvangen?
Meld u dan hieronder aan.

* verplicht

LVV Tweets

  1. @LVV @ingetebrake De lijst met onmisbare boeken voor de vertrouwenspersonen groeit goed zo! Dank je voor deze suggestie.
  2. @LVV De baas van een matrassenbedrijf intimideerde zijn vrouwelijke managers en en vroeg aan ze of hij met ze mocht flik… https://t.co/dFcTfWeuN7
  3. @LVV LVV Nieuwsbrief #6 | 27 juni 2019 - https://t.co/bFUlmR5rWP https://t.co/0yhX6QppBh